Advokater får vägledning om insiderinformation

Enligt advokatsamfundets generalsekreterare Anne Ramberg har det under senare tid kommit en en hel del frågor som rör advokatverksamheten och insiderinformation. Nu har en arbetsgrupp tagit fram en checlista med rutiner för hantering av insiderinformation på advokatbyråer.

För drygt ett år sedan skakades advokatbyrån Vinge av en insiderskandal. En biträdande jurist på M&A-avdelningen greps och häktades misstänkt för grova insiderbrott. Ekobrottsmyndigheten gjorde en gryningsräd mot advokatbyrån dels för att granska hur man hanterat insiderinformation på avdelningen.

Nu har advokatsamfundets generalsekreterare Anne Ramberg satt samman en arbetsgrupp med uppdraget att utforma ett förslag till vägledning avseende frågor som berör advokatens hantering av insiderinformation.

Arbetsgruppen består av advokaterna Tomas Nilsson, Gunnar Nord, Erik Sjöman, Stefan Kamlin och Karin Faxén Ågrup, under ledning av chefsjuristen Maria Billing.

Innan checklistan presenteras poängterar Advokatsamfundet att inte är avsedd att vara normerande eller ge uttryck för en minimistandard eller en rekommendation. Advokatsamfundet uppger att inte inte har ”ansetts lämpligt att Advokatsamfundet utfärdar några anvisningar beträffande advokatbyråers hantering av insiderinformation eller medarbetares handel med finansiella instrument”

Advokatbyråerna bör själva bestämma vad som ska gälla med hänsyn till byråns egna förhållanden, såsom antal medarbetare, byråns och dess kontors organisation, byråns IT-miljö, byråns resurser, klienters önskemål och behov, samt hur ofta insiderinformation hanteras och i vilka slags ärenden, menar Advokatsamfundet.

”Om det vid en advokatbyrå förekommer ärenden som innefattar insiderinformation hör det emellertid i vart fall till god ordning att, i ljuset av byråns förhållanden, strukturerat överväga de frågor som diskuteras i denna promemoria”.

Så här ser Advokatsamfundets checklista ut över rutiner för hantering av insiderinformation:

Allmänna överväganden

• Är omständigheterna sådana att det bedöms sakligt motiverat att etablera särskilda rutiner för hantering av insiderinformation?

• Vilka rutiner bedöms vara motiverade efter omständigheterna?

• Om särskilda rutiner bedöms vara motiverade, hur påverkar sådana rutiner möjligheterna inom byrån hantera, tillgängliggöra och sprida information i den utsträckning som erfordras bl.a. för att på ett adekvat sätt möjliggöra intressekonflikter, penningtvättkontroller, klient- och ärenderegistrering, tidredovisning, bokföring och fakturering samt dokumenthantering och arkivering?

Tänkbara komponenter i advokatbyråns rutiner

• iakttagande av särskild aktsamhet vid hanteringen av insiderinformation, t.ex. genom att i möjligaste mån

1, använda särskilda kodord för att i tal och skrift benämna parterna i ett särskilt känsligt klientärende,

2, dölja vissa dokument som ligger framme på medarbetares tjänsterum,

3, förse vissa elektroniskt lagrade dokument med vissa tillträdesrestriktioner och lösenord eller

4, undvika att vissa dokument skrivs ut till centralskrivare alternativt tillse att sådana dokument hämtas skyndsamt eller kvitteras med kortläsare

• Rutinmässigt förande av s.k loggbok över medarbetare och andra personer som får insiderinformation, eller annars säkerställande av att motsvarande information kan sammanställas i efterhand, även om klienten inte skulle uppdra särskilt åt advokatbyrån att göra detta.

Advokatsamfunders arbetsgrupp har även tagit fram checklista över hur byråerna ska hantera medarbetares handel med finansiella instrument. Läs mer här.

Arbetsgruppens förslag har behandlats av Advokatsamfundets styrelse, som har fastställt vägledningen.