Carl Schander och Filip Strömbäck hoppade av som chefsrekryterare och driver numera bolaget Exparang. De har bestämt sig för att avmystifiera sin forna bransch. Till sin hjälp har de intervjuat och använt sig av 15 topprekryterare för att kondensera ned hur branschen funkar och vad som krävs för att man ska lyckas. Resultatet blev en bok, som kommer ut i dagarna. Bokens namn är: ”Allt du vill veta om headhunting men inte vågat fråga”.

Boken i fråga innehåller kapitel såsom ”Headhunters? Hur började det?” av Leif Holmkvist, ”Tester? Går horoskop lika bra?”, av Kajsa Asplund samt ”Akta dig för att genomskåda dem!” av Digge Zetterberg Odh och Claes de Faire.

– Vi vill skapa en debatt om hur inte bara headhunters, utan även hela kedjan av beslutsfattare – ägare, styrelser, rekryterande chefer och HR –kan bli bättre på att vaska fram ledare och ledningsgrupper. Det handlar om att se till att få en effektiv och god ledarförsörjning i näringslivet och som fångar affärsvärdet av mångfald ledningsgrupper samt styrelser, säger Carl Schander till Realtid.

Tillsammans med Filip Strömbäck har han lanserat en digital plattform som ska underlätta för matchande chefskandidater och uppdragsgivare att hitta varandra.

– Chefsrekrytering är en mycket homogen och konservativ bransch som fortfarande inte investerat tillräckligt i digitalisering och därför är onödigt dyr, tidskrävande och ineffektiv för sina uppdragsgivare och kandidaterna, säger Carl Schander.

För Realtid listar han här nedanför de största misstagen, de vanligaste missuppfattningarna och hur arbetsprocessen ser ut:

De tre största misstagen som headhunters gör:

• Fokuserar på transaktionen snarare än rådgivningen och hållbarheten i rekryteringen

• Snävt kandidaturval med utgångspunkt från ens eget nätverk av de man redan känner

• Investerar inte tillräckligt i att förstå och tillgodose kundens och kandidatens intressen

De tre vanligaste missuppfattningarna om headhunting:

• Att det är ett glassigt yrke som utförs genom wining och dining

• Att headhunters har en HR-bakgrund och att HR är kunderna

• Att headhunters söker igenom hela marknaden för att hitta den bästa kandidaten i varje rekytering

Så ser arbetsprocessen ut för headhunting:

• Skriver en befattningsbeskrivning och kravspecifikation (vecka 1) (Researchern)

• Kartlägger marknaden och identifierar kandidater (vecka 1-3) (Researchern)

• Kontaktar och utvärderar kandidater (vecka 1-4) (Researchern)

• Presenterar long list: 10-15 kandidater att kalibrera med kunden (vecka 3-5) (Researchern/Konsulten)

• Intervjuar 2-8 kandidater (vecka 4-6) (Konsulten)

• Presenterar short list: 2-6 slutkandidater för kunden att intervjua (vecka 5-8) (Konsulten)

• Tar referenser på 2-3 slutkandidater och leder rekryteringen i mål (vecka 6-12) (Konsulten)

Läs även ett exklusivt utdrag ur boken här!

Kapitel 9: Vad kostar det?

Carl Schander

Mycket är det korta svaret. I den svenska marknaden landar konsultarvodet för en enskild fullservicerekrytering på allt från SEK 300 000 till SEK 3 miljoner beroende på firma och uppdrag. Många blir chockade över priset men i Stockholm är arvodena trots allt blygsamma jämfört med i till exempel London och New York, där spannet för Executive Search är minst dubbelt så högt.

En tredjedel – konsultarvodet

I branschens begynnelse etablerades den prissättningsmodell som fortfarande dominerar. Standardmodellen är att arvodet uppgår till ⅓ av den tillsatta kandidatens årliga totalkompensation, fast lön plus förväntad rörlig bonus under första året som anställd. På engelska pratar man om ⅓ av AnnualOTE – On Target Earnings.

Exempel:

En CFO-rekrytering tillsätts med en kandidat som får en fast månadslön om SEK 125 000 och en årlig bonus på upp till 40 procent av årslönen. Ett normalår förväntas bonus vara 20 procent av den fasta årslönen. OTE blir då SEK  1 800 000 = 1 500 000 + (20% * 1 500 000). Rekryteringsfirmans arvode blir i detta fall ⅓ * 1 800 000 = SEK 600 000

Påslag för indirekta fasta kostnader

Det är inte ovanligt att de stora firmorna också bakar in ett fast kostnadspåslag i tillägg till själva arvodet. Denna fasta summa faktureras vid uppdragets start och är densamma för varje enskilt rekryteringsuppdrag oavsett kund. Påslaget motiveras med att det ska bidra till att täcka firmans fasta kostnader som inte härrör till ett enskilt uppdrag, till exempel lokalhyra, telefon, internet, databasverktyg med mera.

Direkta kostnader vidarefaktureras

Alla rörliga kostnader som är knutna till rekryteringsuppdraget vidarefaktureras med eller utan ett påslag. Det rör sig ofta om kostnader för logistik som flyg- och taxiresor och utlägg i samband med dessa. Det inkluderar också kostnader för t ex tester, bakgrundskontroller och liknande tilläggstjänster som kunden väljer att genomföra på kandidater.

Hur funkar prissättningen

I praktiken går det till så här. Du briefar konsulten som återkommer med en offert. I offerten detaljeras arvodet, den så kallade retainern, till ⅓ av den förväntade årskompensationen, eventuellt med ett tak på X kronor. Retainer kommer från “retained executive search” med vilket menas att searchfirman får ensamrätt, exklusivitet, att representera kunden i rekryteringsprocessen.

Retainern brukar faktureras i tre delar. En första, motsvarande en tredjedel, faktureras vid uppdragets start tillsammans med påslaget för indirekta fasta kostnader. En andra faktura, motsvarande en tredjedel av retainern, kommer efter en månad, alternativt efter presentation av long list. Den tredje och sista delen faktureras när uppdraget är klart för att komma upp i den fulla tredjedelen av det lägsta av slutkandidatens totalkompensation eller det överenskomna takarvodet. Direkta rörliga kostnader vidarefaktureras löpande eller månatligen under hela uppdraget.

Exempel

Om befattningshavaren förväntas kompenseras med SEK 1,8 miljoner så kommer förmodligen offerten vara ett konsultarvode om det högsta av SEK 600 000 eller ⅓ av den faktiska årskompensationen för slutkandidaten. En standardmodell med en Fixed Cost Recovery Fee på SEK 50 000 och inga direkta rörliga kostnader ger då följande prissättning givet att slutkandidaten får en totalkompensation på SEK 2,1 miljoner.

Första fakturan:  SEK 250 000 vid uppdragets start

Andra fakturan:  SEK 200 000 efter en månad

Sista fakturan:  SEK 300 000 vid avslutat uppdrag

(⅓ *SEK 2,1 miljoner – ⅔* ⅓* SEK 1,8 miljoner)

Totalkostnaden för att anlita en rekryteringsfirma blir i detta exempel SEK 750 000. Då har vi inte ens räknat på de indirekta kostnaderna för rekryteringen: all tid och energi som går åt från alla som är involverade från kundens sida, kostnaden av att positionen är vakant, kostnaden för en eventuell interimslösning, uppstartstiden innan kandidaten levererar fullt ut, risken att det blir en felrekrytering m.m.

Annat som är intressant med prissättningen

Open/close

Om kunden anställer fler än en slutkandidat inom tolv månader utgår ytterligare ett fullt arvode om en tredjedel av kompensationen på varje så kallad open/close, det vill säga tilläggsrekrytering.

Ju högre lön, desto högre arvode

Paradoxalt nog gör prissättningsmodellen att det blir ett negativt samband mellan svårighetsgrad och kostnad. De dyraste rekryteringarna till koncernledningspositioner i stora välkända bolag är ofta ur konsultens synvinkel väsentligt lättare och dessutom mer stimulerande och varumärkesbyggande.

Jämför t ex uppdraget att rekrytera en CFO/vVD till ett stort börsnoterat bolag med ett starkt varumärke med att rekrytera en Head of Accounting till ett mindre bolag med ett svagt varumärke i en osexig bransch. Den förra kan ge ett arvode på norr om SEK 1 miljon, medan den senare i bästa fall ger ett arvode på SEK 300 000.

Vilken rekrytering tror ni är lättast för konsulten? CFO-rekryteringen kommer inte bara vara lättare, roligare, snabbare och lönsammare, den kommer dessutom ge konsulten ett strategiskt marknadsföringsvärde. CFO-rekryteringen blir en dörröppnare till att prata med potentiella kunder för att sourca kandidater och i samband med det positionera sig som en rainmaker som jobbar med de tyngsta och mest prestigefyllda uppdragen.

Kapitel 10: ”Ring inte oss – vi ringer dig”

Carl Schander

Har man bestämt sig för att söka jobb eller uppdrag via en headhunter så är det lika bra att passa på att kontakta alla som kan tänkas vara relevanta. Sannolikheten att få napp ökar naturligtvis ju fler man når ut till. Undvik däremot att parallellt kontakta flera på samma firma och kontakta aldrig samma person igen bara för att fråga hur marknaden ser ut…. Säkerställ också att det är en seriös firma med gott rykte innan du tar kontakt.

Här kommer receptet för att framgångsrikt uppvakta chefsrekryterare:

1. “Flörta”

Nästa alla, även de “mest framgångsrika” som “aldrig behövt söka ett jobb..”, hamnar förr eller senare i ett läge där de vill, eller behöver, aktivera sig för nya karriärmöjligheter – att söka jobb helt enkelt.

Många gånger uppkommer behovet plötsligt och kan vara, eller upplevas, akut. Att få till en förändring och hitta ett bra nytt jobb tar tyvärr oftast lång tid och ännu längre tid tar det naturligtvis om man är ovan och dåligt förberedd.

Att vara reaktiv och hoppas på att de rätta omständigheterna skall infinna sig vid rätt tidpunkt skapar inte förutsättningar för en bra karriär över tid. Många väntar med att aktivera sig tills dess man vantrivs med sin nuvarande roll, längtar efter en annan roll eller blir av med jobbet, det vill säga, tills när man är som svagast och har sämst förhandlingsposition.

Var istället proaktiv och bli din egen lyckas smed. Se till att äga din karriär. Ta kontroll genom att ha en uppdaterad karriärplan och nätverka regelbundet med alla som kan öppna dörrar till de möjligheter som intresserar dig.

Att träffa och lära känna headhunters och potentiella arbetsgivare är alltid bra för din karriär. Vänta inte tills festen är slut…arbeta med din karriärutveckling kontinuerligt och särskilt när du är som starkast, det vill säga när du fortfarande trivs på ditt nuvarande jobb/företag. Att flörta är inte att vara otrogen – sätt igång idag så kanske du också slipper söka jobb i framtiden!

2. Gör läxan

First impressions last. Du behöver förbereda dig innan du tar kontakt med en chefsrekryterare. Ju tydligare du är i mötet desto bättre. Hjälp headhuntern hjälpa dig. Hur säljer hen bäst in dig till sina uppdragsgivare? Gör din hemläxa!

2.1  Skapa en karriärplan

2.2  Bestäm dig för vad du vill, när, hur och varför

2.3   Inventera dina mest värdefulla styrkor, erfarenheter och kompetenser

2.4  Fila på din story/sales pitch

2.5  Uppdatera och putsa ditt CV och LinkedIn profil

2.6  Värm upp dina referenter

2.7  Lista intressanta roller och företag

2.8  Kartlägg alla relevanta headhunters

2.9  Använd ditt nätverk och be om personliga intron

2.10  Kontakta alla och följ upp

3. Mingla

It’s a numbers game. En skicklig och busy headhunter leder 10-20 uppdrag per år. Vid varje given tidpunkt jobbar headhuntern med 5-10 uppdrag i olika faser och i varje uppdrag söker hen efter en specifik kandidat-profil. Det är en enorm tidspress och även headhuntern har ett privatliv.

Om man inte passar in i CV-mallen så är det i princip omöjligt att fånga rekryterarens intresse om hen inte sedan tidigare känner dig väl. Det är därför bra att så tidigt som möjligt i karriären börja bygga relationerna och försöka lära känna alla headhunters som kan tänkas passa. Det ökar sannolikheten att bli kontaktad för matchande rekryteringsuppdrag vid rätt tillfälle.

Det ena kommer leda till det andra och du kommer förhoppningsvis hitta några headhunters som du trivs med och som du kan utveckla en lång och ömsesidigt givande affärsrelation med.

4. Skjut prick

De flesta headhunters är specialiserade. Sannolikheten att just den head-hunter som du har hört talas om eller fått rekommenderad råkar passa just dig, och du dem, är låg.

Att kontakta “fel” headhunter är oftast slöseri med tid och kan dessutom försvåra en framtida kontakt med dennes kollega som passar din profil och dina intressen bättre. Försök reda ut vilken konsult som bäst matchar dig på varje rekryteringsfirma innan du tar en första kontakt

5. Kontakta en i taget

En professionell headhunter kommer referera dig till den mest relevanta kollegan om hen inte är mest rätt för dina behov. Hen kommer också agera för firmans bästa och marknadsföra dig gentemot sina kollegor. Att kontakta flera headhunters parallellt på samma firma är ett säkert sätt att irritera dem. Det blir bara stökigt och kontraproduktivt.

6. Mejla först

Skicka ett kortfattat säljande mejl som tydligt förklarar vem du är och varför du kontaktar just den headhuntern just nu. Inkludera inte ditt CV. Ta istället med en länk till din linkedInprofil. Föreslå att ses kort över en kaffe för att lära känna varandra…

7. Drick “förutsättningslöst kaffe”

Tid är pengar … Om du inte har turen att få ett varmt personligt intro från en gemensam bekant så finns det egentligen bara tre skäl till att en headhunter går med på att träffas “förutsättningslöst”:

7.1 Din CV-profil passar ett aktuellt rekryteringsuppdrag (ovanligt)

7.2 Din CV-profil passar hens rekryteringsnisch (vanligare)

7.3 Din CV-profil kan ge headhuntern värdefull marknadsinfo (vanligast)

8. Var generös

Acceptera att headhuntern i mötet främst kanske är intresserad av att skvallra om marknaden för att kartlägga kandidater till sina aktuella uppdrag. Var i så fall generös – det lönar sig i längden. De bästa tänker långsiktigt och ser dig som potentiell källa, kandidat och kund i en och samma person.

9.  Om det inte blir kaffe…

Att inte få till ett möte eller bli ghostad är inte kul men det är inte ett nederlag. Ta det inte personligt – det betyder endast att du inte passar in i det som är på headhunterns radar just nu. Fråga om det finns någon annan headhunter som hen rekommenderar och fråga hur hen föredrar att hålla kontakten.

10. Headhuntern har elefantminne

Stalka inte headhuntern. Kontakta igen om det finns ett konkret skäl – t ex för att meddela att du har bytt jobb, ändrat målinriktning eller liknande. Kontakta aldrig en headhunter bara för att fråga vad som händer i marknaden som många gör….Trust me, en headhunter som träffat dig kommer komma ihåg dig när de känner att de har ett matchande uppdrag. Men de kanske avstår att ta kontakt om du har tjatat sönder relationen…

11. Visa uppskattning

Glöm inte att följa upp skriftligt i ett mejl och tacka för mötet/kontakten. Sammanfatta kort ditt nuvarande karriärmål och varför du är redo att ta det steget. Bifoga ditt CV och/eller länk till Linkedinprofil om du inte redan gjort det. Välkomna headhuntern att ta kontakt om hen har några frågor eller behöver hjälp med kandidatidéer.

Låt sedan bollen ligga hos headhuntern. Ta endast initiativ till ny kontakt för att uppdatera headhuntern på större karriärförändringar, t ex för att berätta om nytt jobb eller liknande.

12. Kör ditt eget race

Merparten av alla rekryteringar i chefsrekryteringssegmentet går inte via en headhunter och den andelen ökar. Att nå ut till headhunters är bra, men bara en av många vägar du har för att hitta fler möjligheter till att utvecklas och nå dina karriärmål.