"Stora kapitalförluster passerar obemärkt förbi"

Fel till följd av processer och den mänskliga faktorn orsakar en genomsnittlig förlust på 0,73 euro per transaktion, endast till följd av momshanteringen i Norden. Dessa fel står för 49 procent av den totala kostnaden för kontering. Det visar en ny rapport från Qvalia. Den baseras på en analys av 17 miljoner konteringar från över 100 nordiska organisationer inom privat och offentlig sektor under 2018.

– Det ligger i varje organisations intresse att utvärdera sin datahantering, då deras data sannolikt är den viktigaste tillgången i en allt mer digital värld. I synnerhet om ambitionen är att öka automationsgraden, säger Henri Taipale, grundare och vd för Qvalia.

Qvalia är ett ungt fintechföretag som arbetar med att förbättra och automatisera finansiella processer. Företaget arbetar just med automationslösningar inom reskontra och transaktionell redovisning. 

Henri Taipale blev inte direkt förvånad över resultatet av studien men pekar ut vissa intressanta skillnader mellan länderna i Norden.

Trots att andelen felkonteringar i Norge var densamma som i Sverige var den genomsnittliga förlusten den lägsta bland länderna, 0,65 euro. I Sverige uppvisade den offentliga sektorn en mycket högre andel fel liksom en högre genomsnittlig kapitalförlust än den privata sektorn, hela 0,82 euro.

Danmark har den lägsta totala felmängden men den högsta genomsittliga kapitalförlusten per fel; 0,84 euro. Danska organisationer med stora årliga fakturavolymer hade en mycket högre procentuell andel korrekta transaktioner än danska organisationer med lägre fakturavolymer.

Ytterligare insikter från studien är att den offentliga sektorn har mer fel än den privata. Det beror troligen på att den offentliga sektorn tillämpar så kallad momskompensation och att mindre företag uppvisar fler fel än större bolag. Det senare har att göra med vilken typ av system man använder.

– I de flesta företag och organisationer passerar denna typ av redovisningsfel obemärkt förbi, och dessvärre är det bara toppen av ett isberg, säger Henri Taipale.

Om felhanterad och missad momsåterbäring upptäcks i tid så är den omedelbart möjlig att återföra. Det är dock endast en del av utmaningarna inom felhanterad redovisningsdata. Utmaningar som överbetalningar, dubbelbetalningar och missade rabatter adderar till risken för kapitalförluster.

Felkonteringar kan medföra stor skada för bolagen. Förutom förlorade pengar finns det stora risker, menar Henri Taipale.

–Till följd av en missvisande bild kanske man uppger fel uppgifter till Skatteverket eller så tar man felaktiga affärsmässiga beslut.

Automation är rätt väg att gå, men det kräver att man hanterar sin data rätt från början. Hans råd till företag är att se över vilken data som tillämpas och att inte förlita sig helt till systemen.