"Arbetstid är framför allt arbetstid"

1. Hur har ni utformat er personalpolicy kring sociala medier som Facebook och Twitter?

Eva Dahl:

– Ja det har vi, denna kommuniceras till alla medarbetare med jämna mellanrum.

Ann Nilsson:

– Som advokatbyrå omfattas alla anställda av den lagreglerade tystnadsplikten. Det innebär att vår policy är väldigt rak och enkel. Ingen anställd får lämna ut uppgifter om våra uppdrag, klienter eller deras angelägenheter. Det gäller både hemma vid middagsbordet och på nätet. Som komplement har vi bestämmelser om tystnadsplikt i våra anställningsavtal. Generellt måste en policy om sociala medier anpassas till det egna företagets verksamhet och förutsättningar. En policy som saknar förankring saknar verkan.

Emma Bergfeldt:

– Det är regler och riktlinjer som är baserade på våra värderingar. Tonalitet, skrivregler och hur man uppträder i sociala medier är exempel på sådant som omfattas.

Torbjörn Lindmark:

– MAQS informerar samtliga anställda om vad som gäller avseende advokatsekretess med mera och att man måste vara försiktig med uttalanden rörande sitt arbete på internet och annars. Vi har också en it-policy som anger i vilken omfattning och på vilket sätt datorer och internet får användas på arbetstid. Utöver detta har vi hittills inte sett något behov av att införa skarpare regler.

Åsa Erlandsson:

– Vi ser våra medarbetares närvaro på sociala medier som en viktig del i det för oss grundläggande nätverksbyggandet. Samtidigt är vi affärsjurister och det medför ett visst extra ansvar. Därför har vi en policy med en handfull enkla och tydliga principer som till exempel att våra medarbetare alltid ska agera öppet (identifiera sig), klargöra att eventuella åsikter som uttrycks är medarbetarens (inte Setterwalls) såvida det inte verkligen är å Setterwalls vägnar medarbetaren uttalar sig, behandla andra med respekt och särskilt betänka att sociala medier är offentliga (öppna och sökbara). Vi vill att våra medarbetare ska använda sitt sunda förnuft och goda omdöme helt enkelt. Precis på samma sätt som när de uppträder i andra sammanhang.

Staffan Eklöw:

– Vi beskriver vilka möjligheter som finns, uppmuntrar öppenhet och att man delar med sig av sina kompetenser, visar artighet och gott omdöme, respekterar andras rätt att uttrycka sig och använder Lindahls tid och resurser på ett bra sätt. Frihet under ansvar kan man summera det.

Hanna Bäckström:

– Det är oerhört viktigt att ha en personalpolicy kring anställdas närvaro i sociala medier. Det gör att det är lättare att undvika missförstånd kring vad som är tillåtet och vad som bör undvikas. Det är samtidigt viktigt att policyn inte gör för stora inskränkningar för den enskilde medarbetaren. Den policy Delphi har berör inte huruvida anställda får använda sociala medier på arbetstid. Precis som när det gäller privata telefonsamtal och e-postmeddelanden så är det tillåtet, men vi förväntar oss självklart att det inte tar tid från arbetet eller att det har ett olämpligt innehåll. Till syvende och sist handlar det framförallt om sunt förnuft.

2. Märker ni av ett önskemål från personalens sida om att kunna använda sociala medier på arbetstid?

Eva Dahl:

– Ja det gör vi. Cederquist har även en Facebook-sida och intresset för sidan är stort bland våra medarbetare.

Ann Nilsson:

– Ja, det har snabbt blivit en naturlig del av verksamheten och ett bra sätt att hålla sig uppdaterad om vad som händer i branschen och för att underhålla sitt nätverk.

Emma Bergfeldt:

– Banken har ett förhållningssätt som innebär att medarbetare får använda sociala medier på arbetstid. Utgångspunkten är dock att sunt förnuft ska råda och här har var och en ett eget ansvar. För övrigt har vi medarbetare idag som bloggar och twittrar i sina yrkesroller ( t ex Cecilia Hermansson, Cecilia Skingsley, Ylva Yngveson).

Torbjörn Lindmark:

– Många av våra jurister använder sociala medier som ett sätt att underhålla och utveckla sina nätverk.

Åsa Erlandsson:

– Vår grundinställning är att det är upp till var och en att använda sociala medier utifrån eget gott omdöme under arbetstid. Mycket av interaktionen i sociala medier ger ju professionell nytta, många gånger i det korta men framför allt i det långa perspektivet. Det är för övrigt anledningen till att vi som byrå – Setterwalls – också använder sociala medier. Vi har till exempel en karriärsida på Facebook som några av våra medarbetare – med den äran – löpande arbetar med att hålla levande och aktuell.

Staffan Eklöw:

– Vi ser inte något problem i balansen utan uppmuntrar att man engagerar sig, delar med sig och sprider kunskap om hur det är att arbete på Lindahl. Vi vill att en korrekt bild av oss ska nå ut. Vi har flera medarbetare som är aktiva på vår Facebook-sida till exempel. Omdömet är gott och det fungerar bra. Men arbetstid är framförallt arbetstid.

Hanna Bäckström:

– Nej.

3. Goldman Sachs har fått en egen ”hiss-twittrare” (@gselevator) som publicerar citat och samtal som påstås vara autentiska. Är det bra marknadsföring eller ett problem?

Eva Dahl:

– Då vi jobbar i en bransch där mycket är konfidentiellt kan detta innebära ett problem, görs det med gott omdöme kan det dock vara positivt.

Ann Nilsson:

– Det här är ju ett nytt sätt att sprida skvaller och rykten som tidigare kanske spreds från person till person. Det nya är att det enkelt kan få så stor spridning.

Emmma Bergfeldt:

– Det är inte vår uppgift att kommentera andra aktörer och hur de agerar i olika avseenden.

Torbjörn Lindmark:

– Det beror mycket på vad som de facto förs vidare. Spontant känns det dock som illojalt mot både kollegor och arbetsgivare. Om det sker på en advokatbyrå skulle det nog rätt snabbt bli problem med advokatsekretess också.

Åsa Erlandsson:

– Vi uppmuntrar bara öppet agerande.

Staffan Eklöw:

– Det finns en stark medvetenhet om advokatetik hos alla våra medarbetare, även de som ännu inte är advokater eller som arbetar i administrativa funktioner. Principen om klientlojalitet är stark.

Hanna Bäckström:

– I vår bransch är förtroende a och o och det råder självklart stor sekretess kring allt som rör klientarbetet. Att bryta sekretessen är naturligtvis inte tillåtet. Även om dessa tweets skulle vara av mer oskyldig karaktär känns det inte särskilt schysst gentemot dem som blir citerade.

4. Smartphones öppnar nya möjligheter att gå runt policies och eventuella spärrar i nätverket, hur hanterar ni detta?

Eva Dahl:

– Vi litar på att våra medarbetare har ett sunt förnuft och gott omdöme.

Ann Nilsson:

– Jag tror det är farligt att förlita sig på tekniska spärrar för att hindra någon att prata illa om sitt arbete eller att vara på Facebook istället för att göra sitt jobb. Då har man ett större problem. Vi får ofta frågor om sociala medier och mitt viktigaste råd är att informera och skapa en förståelse inom organisationen för varför bolagets regler ser ut som de gör.

Emma Bergfeldt:

– Säkerhet står alltid högt upp på vår agenda och vi säkerställer naturligtvis att vi aldrig under några omständigheter äventyrar säkerheten.

Torbjörn Lindmark:

– I grund och botten spelar det ingen roll vilka tekniska hjälpmedel som finns tillgängliga, säkerhetspolicies skall följas ändå. Däremot kräver naturligtvis framför allt pushmail et cetera nya säkerhetssystem. Vilka system vi använder avslöjar vi inte för utomstående.

Åsa Erlandsson:

– Vi har inga tekniska begränsningar men uppmanar som sagt våra medarbetare att använda sociala medier enligt vår policy och med sunt förnuft och gott omdöme precis som när de uppträder i andra sammanhang.

Staffan Eklöw:

– Det handlar om frihet under ansvar och vi är tydliga med vilka värderingar och vilken professionalitet som gäller. Sen bör alla som använder sociala medier vara medvetna om att det är svårt att vara tydlig med när man uttalar sig i sin yrkesutövning och när man uttalar som privatperson, samt att den snabba spridning som kan ske genom sociala medier innebär att man bör vara medveten om att allt kan tolkas olika i olika sammanhang. Vi uppmuntrar alla att tänka efter och använda sin inre kompass. Det brukar fungera bra då.

Hanna Bäckström:

– Användandet av smartphones påverkar inte den policy vi har.

5. Vilken var veckans viktigaste nyhet?

Eva Dahl:

– Att vi från och med igår har valt in en ny delägare som tillträder vid årsskiftet, vid namn Lars Bärnheim, känns verkligen jättekul.

Ann Nilsson:

– Svårt, istället för att säga turbulensen i Grekland och Italien väljer jag att Danowsky & Partners vann fair play-priset i årets innebandyturnering för advokatbyråer.

Emma Bergfeldt:

– Veckans nyhet är att vi på måndag den 14 november äntligen öppnar upp vår kundtjänst på Facebook ?

Tobjörn Lindmark:

– Alltid svårt att värdera vad som är viktigast men självklart dras ju uppmärksamheten till det som pågår i Europa med turbulensen i Grekland och denna vecka nyheten om Berlusconis avgång.

Åsa Erlandsson:

– Under veckan har flera spännande saker hänt, bland annat undrar vi såklart hur det kommer gå för Saab. Men ska jag ta fram det viktigaste måste jag naturligtvis framhålla det som nu sker i euro-området. Det är av allra största vikt, både för vår ekonomi och för hela affärsklimatet i EU. Händelserna väcker dessutom stora och viktiga frågor om samarbetets framtid.

Staffan Eklöw:

– Bortsett från den ekonomiska krisen, så har det för en Lindahlmedarbetare hänt stora saker. Det är ett svårt val mellan nyheten att Lindahl är med och sprider kunskap om AIDS till ungdomar i Sydafrika och bygger deras framtidstro genom Star for Life, och att Samir El-Sabini från Göteborg igår kväll presenterades som segrare i Business Law Challenge, Sveriges största studenttävling i affärsjuridik. Det ena känns fantastiskt och det andra var en succé!

Hanna Bäckström:

– Veckans viktigaste nyheter måste naturligtvis röra den ekonomiska krisens två huvudoffer Italien och Grekland och deras avgående premiärministrar.