Att skriva ett bra frånvaromeddelande låter enkelt, men experter varnar för flera vanliga misstag. Från att skryta om sommarstugan till att avslöja för mycket för potentiella bedragare. Här är tipsen och fallgroparna att känna till innan du kopplar upp autosvaret.
Skriv rätt autosvar: 5 saker att aldrig skriva, och en säkerhetsrisk du missar
Känns det som om du precis stängt av autosvaret eftersom du nu är på plats på jobbet igen?
Kan så vara, men ett bra frånvaromeddelande har du nytta av året runt. Så vad måste finnas med, och vad ska man hålla borta?
Viktig information i ditt autosvar
Enligt etikettbyrån Debretts ska ett bra frånvaromeddelande vara artigt, kortfattat, ange ett konkret återkomstdatum och gärna en alternativ kontaktperson.
Men det som ofta går fel är balansen mellan för lite och för mycket information. ”Vissa kommer bli glada att du spenderar ’kvalitetstid med familjen’, men eftersom det är de som mejlar dig och sitter och jobbar hårt, riskerar du att gnida in det i näsan på dem”.
Undvik vaga budskap
Motsatsen är minst lika vanlig. Charlotte Davies, karriärexpert på Linkedin, menar att ett autosvar som bara säger ”jag är borta” utan datum eller alternativ kontakt skapar osäkerhet som leder till onödiga uppföljningsmejl.
Hennes råd: ange både datum och en backup-kontakt, och briefa den personen innan du åker.
Var försiktig med humor
Humor är ett minfält. Karriärexperter på rekryteringsföretaget Robert Half avråder uttryckligen från skämt i frånvaromeddelanden, eftersom de lätt kan misstolkas av fel mottagare. Till exempel en kund eller chef som inte delar din humor. Samma källa varnar för att antyda att du är glad över att vara borta, eller att skryta om vart du ska resa, medan mottagaren själv sitter kvar och jobbar.
Autosvar kan vara säkerhetsrisk
Det finns även en säkerhetsdimension som sällan lyfts fram. Enligt guider från flera IT-säkerhetskällor kan detaljerade autosvar utnyttjas av bedragare.
Ett meddelande som avslöjar exakta resedatum, vem som täcker upp för dig och interna relationer i organisationen ger användbar information till den som planerar ett socialt manipulationsförsök, till exempel ett falskt mejl som utger sig för att komma från en kollega.
Håll det allmänt
Rekommendationen är att hålla externa autosvar mer allmänt hållna än interna, och undvika exakta resmål.
Ett sista, ofta förbisett råd: kom ihåg att stänga av autosvaret när du är tillbaka. Ett gammalt frånvaromeddelande som fortfarande går ut ger ett oorganiserat intryck. Det undergräver hela poängen med att ha skrivit ett bra i första hand.
