Rätt använt kan post-pandemiska ”digifysiska” arbetssätt minska stress och öka effektivitet

Detta är en argumenterande text med avsikt att påverka. Åsikterna som förmedlas här är skribenten/skribenternas egna.

När pandemin slog till tidigt i våras så sattes många arbetsplatser på prov. Det mesta löste sig med hjälp av digitala mötesverktyg som Teams. De avancerade hemarbetarna fixade sin egen kontorshörna i hemmet med riktig arbetsstol och skrivbord.

Idag är vi i ett läge när alltfler börjar tröttna på hemma-tillvaron. Samtidigt är vi tvungna att anpassa oss till den verklighet som råder därute. Att arbeta i hemmet kommer även fortsättningsvis att vara nödvändigt. Vi behöver därför ta klivet in i det uppdaterade arbetslivet, som blir ”digifysiskt”.

Om den första utmaningen för hemmakontoren gällde det praktiska – var ska medarbetaren arbeta? Finns det fungerande arbetsredskap? Hur kopplar alla upp sig till möten – så handlar det nu om hur arbetets innehåll ska fungera och utvecklas. 

Inom varje verksamhet sker en ständig förändring i stort och smått. Nya arbetsområden tillkommer, omvärlden påverkar, ny teknik möjliggör ett annat sätt att lösa uppgifter. Att en sådan utveckling sker är nödvändigt för att inte verksamheten ska stagnera. En av ledarskapets viktigaste uppgifter är att anpassa och hantera denna typ av förändringar i företag och organisationer.  

Under pandemin har detta ledarskap satts på nya prov. En undersökning som Office Management genomförde bland 500 kontorsanställda och 500 chefer inom medelstora företag i slutet på förra året visar hur den nya arbetssituationen, på distans, upplevs. Resultaten visar tydligt att det stora bekymret för cheferna är bristen på kontroll och att arbetsverktygen inte alltid fungerar optimalt.

Hela 80 procent av de anställda lovordar det digitala arbetssättet, samtidigt som cheferna upplever att det största problemet är att behålla kontrollen. En intressant fråga som uppföljning skulle vara vad den osäkerheten i ledarskapet egentligen står för, när det idag finns digitala verktyg som kan lugna den mest kontrollerande chef.

I en modern organisation borde det inte vara en motsättning mellan digitalisering och möjlighet till kontroll. Antingen har då organisationen fel perspektiv, att det endast är fysisk närvaro som räknas. Eller så använder den inte de digitala redskapen på rätt sätt. 

En slutsats som vi drar är att svenska företag inte har investerat i relevanta digitala hjälpmedel för att på bästa sätt kunna sköta arbetsuppgifter på distans. Att arbeta hemifrån kommer efter pandemin inte att vara en nödlösning, utan ett naturligt komplement till kontoret för att på ett flexibelt sätt utföra sina arbetsuppgifter där och då det passar bäst. Flexibilitet och anpassning till individens situation blir modellen för allt fler organisationer.

Rätt använt kan detta post-pandemiska ”digifysiska” arbetssätt underlätta för medarbetarna genom att det minskar stressen och ökar effektiviteten. För cheferna handlar det då om att förstå hur verksamheten kan styras på bästa sätt i den nya digitala världen. Vilken typ av resultatmått behövs, hur upprätthåller vi en social gemenskap inom organisationen, hur skapar vi professionell utveckling för medarbetarna? Och hur utformar vi kontoren för att den skall bli tillräckligt stimulerande för att locka medarbetarna dit. 

Inget av detta är lätt, men det är också det som ledarskap går ut på – att kunna hantera förändringar och styra verksamheten i rätt riktning.

Det är viktigt att de lärdomar vi fått av pandemin nu tas tillvara i företag och organisationer. De investeringar som gjorts i den digitala tekniken och de erfarenheter vi fått av distansarbete kan rätt utnyttjat bidra till bättre fungerande verksamheter. 

Det digifysiska arbetslivet, som vi tror blir det nya normala, ska ger cheferna bättre verktyg för att styra och leda, medarbetarna flexibilitet istället för tekniska svårigheter och kontoren kommer utvecklas till stimulerande mötesplatser. Då har pandemin inte bara varit en katastrof utan även gett oss nya möjligheter.

Peter Uddfors
Vd, Office Management