Advokatbyråerna når inte ända fram

– Advokatbyråerna har blivit bättre, eller det är framförallt nordiska byråer som har blivit det, säger Viveca Bergstedt Sten, chefsjurist på Posten Norden AB som är resultatet av fusionen mellan svenska Posten och Post Danmark, som genomfördes i juni 2009.

– Men utländska byråer har inte varit lika bra på att anpassa sig till rådande konjunkturläge och ökade krav från bolagsjuristernas sida, menar hon.

Viveca Bergstedt Sten säger att hon har blivit strängare mot byråerna med åren. Hon har därtill länge fascinerats över att inte alla jurister är beredda att specificera sina fakturor.

– Ingenting gör gör mig så provocerad som en faktura där det står ”juridisk rådgivning” och därefter ett jättebelopp. Vid längre uppdrag begär vi löpande månadsrapportering för att verkligen kunna följa upp kostnaderna, säger hon.

Anmäl dig till Realtid.ses Nyhetsbrev Juridik.

Både hon och Sofia Frändberg påpekar vikten av att ha en chefsjurist i koncernledning eller koncernstyrelsen.

När Viveca Bergstedt Sten berättar om postfusionen var det till exempel bara ett fåtal personer i koncernledningen, inklusive hon själv som under ett halvårstid arbetade med projektet. Med en jurist i ledningen får juristavdelningen ett bra varumärke i organisationen och dessutom en utmärkt informationskanal som ger god framförhållning, menar hon.

– En bolagsjurist ska inte ha en ”Jesus-funktion”; där affärsledning och andra kollegor kommer till en i sista stund när de vill att man ska välsigna ett avtal.

När Viveca Bergstedt Sten håller sitt föredrag på konferensen Bolagsjurist, som IBC Euroforum anordnar, är det under rubriken ”Rollen som juridisk rådgivare i ett stort statligt aktiebolag”. Och det är roligt, menar hon, att verka i en bransch som är utsatt från så många håll.

Sedan år 2000 har till exempel brevvolymerna i Sverige minskat med 33 procent, samtidigt har e-handeln ökat och aktörerna på de globala postmarknaderna rör på sig. År 2011-2013 ska EU:s postmarknader avregleras fullt ut.

Årligen uppgår Posten Nordens inköpsvolym till cirka 20 miljarder kronor, vilket innebär många och stora upphandlingar som kräver juridiskt stöd. Hur stor budget de har för extern juridisk rådgivning går dock inte att säga, menar Viveca Bergstedt Sten, eftersom det beror på de olika transaktionerna under ett verksamhetsår.

Att vara en så pass stor aktör som Posten Norden gör dock att det handlar om mycket omfattande upphandlingar. När till exempel brevbärarna behöver nya uniformer berör det 13.000 medarbetare. Och när nya brevbärarbilar nyligen upphandlades resulterade det i 3.000 Fiat Fiorino.

Även konkurrensrätten är ständigt i fokus hos Posten Norden eftersom man har en dominerande ställning på flera marknader och därför måste ha interna experter på just det området.

Över lag råder principen att ingen extern juridisk konsult ska vara bättre på att tillhandahålla juridisk rådgivning inom ramen för Postens strategiska mål och riktlinjer än koncernens egna bolagsjurister.

Hur stor kostnaden för externa jurister vid fusionen har de inte gått ut med.

Anlitar ni främst nordiska byråer och hur väljer ni ut dem?

– Vi väljer byrå efter ärende; har vi till exempel ett finskt förvärv väljer vi en finsk byrå, har vi ett ärende i Belgien så väljer vi en belgisk byrå.

– Beträffande advokatbyråer är det viktigt att de är lyhörda för klienternas kostnadsmedvetenhet och förstår att precis som företagen i spåren av den finansiella krisen är mycket noggranna på kostnadssidan så måste även konsultsidan vara det.

Precis som Viveca Bergstedt Sten anser Sofia Frändberg att advokatbyråerna har blivit öppnare för att diskutera arvoden.

Sofia Frändberg kom till AB Volvos juristavdelning från advokatfirman Vinge år 1994 och är sedan 1998 chef för avdelningen.

– Det går åt rätt håll men det finns fortfarande mycket kvar att göra, säger hon.

– Redan när vi lägger ut ett uppdrag försöker vi med utgångspunkt från värdet av den tjänst som skall levereras komma överens om arvodet för uppdraget.

Ofta kommer vi överens om ett fast pris, men ibland är det lämpligare att använda sig av löpande räkning. Vid uppdrag på löpande räkning ser vi gärna att man kommer överens om ett takpris.

Sofia Frändberg anser att byråerna har blivit öppnare och mer transparenta i arvodesfrågor.

– Det är en förbättring jämfört med när jag arbetade på advokatbyrå i början av 90-talet, då klienterna fick nöja sig med beskedet att advokatbyråer tar skäligt betalt för sina tjänster.

Frändberg påpekar att bolagsjurister inte alltid är bekväma i rollen som upphandlare av juridiska tjänster; bara för att man är en bra jurist, är det inte givet att man är en bra upphandlare av externa tjänster.

Vad kan byråerna bli bättre på?

– De kan bli bättre på att prissätta sina tjänster med utgångspunkt från deras värde snarare än efter nedlagd tid.

På AB Volvo anlitar man i huvudsak utländska advokatbyråer. Köpen av svenska tjänster är relativt begränsade.

– Även om vi kan uppleva att svenska byråer är dyra är de konkurrenskraftiga jämfört med advokatbyråer i många andra länder. Japan och England är exempel på länder där kostnaden för affärsjuridiska tjänster fortfarande är mycket höga.

Hur väljer ni ut byråerna?

– Vi arbetar med advokatbyråer som är affärsmässiga, levererar tjänster av hög kvalitet med rimliga leveranstider till konkurrenskraftiga arvoden.

Magnus Steen är chefsjurist på Sony Ericsson. Han håller med Frändberg om att bolagsjurister borde bli tuffare vid förhandlingsbordet.

– Bolagsjurister är fortfarande dåliga på upphandling av juridiska tjänster, säger han.

Telekombolaget upphandlar tre typer av juridiska tjänster externt. Under 2008 gjorde bolaget en upphandling där fem byråer fick lägga anbud på att ta sig an delar av Sony Ericssons löpande juridik. Det är numera Lindahl i Göteborg som har hand om den.

Eftersom de gjorde en upphandling lyckades bolaget pressa priserna till rimliga nivåer, menar Steen.

– Men man sitter i betydligt sämre förhandlingsläge om det plötsligt brinner i Holland. Då har vi ingen inköpskraft.

Visst, skulle en akut situation kunna bli bättre om man nätverkade mer, och oftare, med byråerna menar Magnus Steen.

– Det handlar också om en volymfråga, ett ärende kan bli hur stort som helst, säger han.

– För mig passar timpris bäst och jag har svängt i frågan om seniora konsulter. Jag anlitar hellre en senior jurist för att snabbare få svar på den frågan jag har.

Du vill inte betala för någons utbildning?

– Ungefär så, även om det är drastiskt uttryckt.

Magnus Steen arbetade först som jurist på Vinge, sedan Mannheimer Swartling, innan han kom till Sony Ericsson år 2002.

Vad saknar du från byråvärlden?

– Den professionella utvecklingen som jurist. Man tappar den lite som bolagsjurist. Vår uppgift är att underlätta businessen, att se till att den flyter på bra och det är ju en helt annan sak än att bli expert inom ett visst juridiskt område.

Juridikavdelningen på Sony Ericsson har bantats ned ordentligt de senaste två åren, från 85 personer till 60 jurister.

– Vi var en relativt liten avdelning redan då, säger Steen som berättar att avdelningen är blandad, då någon medarbetare kommer från Argentina, en från domarbanan, någon är från Mexiko och andra har förstås samma bakgrund som Magnus själv.

– En byråjurist behöver du aldrig lära upp inom det juridiska men däremot har hon eller han mycket att lära sig om sin nya roll som bolagsjurist, att nu ska man inte flagga för alla möjliga risker som kan uppstå vid en affär.

Istället gäller det att förstå, menar Steen, att risker måste tas och att det ofta innebär en större risk att avstå från en affär, än att genomföra den.

På den svenska marknaden upphandlar de tjänster av svenska byråer, men då Sony Ericsson har amerikanska och tyska inhouse-jurister så upphandlar de resten av sina tjänster som rör den utländska marknaden av Brik-länderna, berättar Steen.

Vad kan byråerna bli bättre på?

– En byrå som lyckas förstå våra affärer kommer alltid ha en stark position hos oss. Detta kräver egna investeringar från byrån, inte bara att byrån får massa uppdrag från oss.