Pandemin har öppnat upp dörrarna för nya arbetssätt, inte minst när det gäller mötesvanor. Att göra mindre justeringar kan hjälpa medarbetare att träffas mindre och att åstadkomma mer. I en ny vitbok som nyligen publicerats med Boston Consulting Group visas hur något så enkelt som att förändra hur möten genomförs i hög grad kan påverka produktiviteten. Samtidigt ger den insikter, tips och råd om de bästa metoderna baserat på ett omfattande internt experiment.

Studien från Verizion Business visar att det är inte de övergripande förändringarna som gör skillnad, utan snarare de mindre, enkla åtgärderna som till exempel:

• Anta enkla, effektiva metoder för att förbättra möten
• Schemalägg 25- eller 50-minutersmöten med 5-10 minuters fördröjd starttid
• Ange tydligt mötets syfte och agenda i mötesinbjudan
• Omvärdera behovet av regelbundna återkommande möten
• Identifiera och utmana behovet av möten som som kan ersättas med asynkrona arbetssätt, som via e-post, chatt, delade dokument eller offline-granskningar

Under en månads tid analyserade Verizon Business mötesvanorna för en arbetsgrupp på cirka 150 anställda för att se hur olika mötesförändringar inverkade – och det visade sig tydligt att små förändringar hade stor påverkan.

• 90 procent av deltagarna sa att de nya sätten att hantera möten bidrog till att förbättra den övergripande möteseffektiviteten
• 83 procent sa att de känner sig mer bekväma med att arbeta mer asynkront, såsom via e-post, samarbetsverktyg och delade dokument
• 78 procent anser sig slösa mindre tid på att sitta i möten som inte kräver deras fysiska närvaro