Realtid.se har granskat hur polisen drivit it-projekt. Sedan år 2000 har 36 av polisens 73 it-projekt dragit över budget med sammanlagt 253 miljoner kronor.

17 av projekten hade ingen budget alls. Verksamheten har omorganiserats i omgångar. Så länge förändringsarbetet pågått har polisens it-chefer löpande tagit beslut om nya kostnader i den ordinarie verksamheten utan att behöva hålla några löften.

Problemet gäller inte bara polisen. Regeringen, som krävt att polisen ska redovisa vad som hänt, har själva stora problem att hålla sin it-budget.

Och en tredjedel av alla statliga it-projekt blir dyrare än utlovat, enligt Riksrevisionen som just har gått igenom 809 projekt i 73 stora myndigheter under 2009. Ett typiskt år drar mundigheterna över sina it-budgetar med uppemot 300 miljoner kronor.

Orsaken är brister i beställarkompetens, intern styrning och kontroll.

Liksom hos polisen är bristerna störst i de stora, komplexa projekten. De verkliga kostnaderna blir 55 procent högre än de belopp som IT-cheferna först sagt ja till.

De flesta projekt som inte höll budget fick helt enkelt mer pengar, ofta flera gånger, trots att just dessa projekt oftare hade problem. Försäkringskassan gav till exempel mer pengar till vart tredje projekt som missat målet, Skatteverket till vartannat.

För de projekt som dragit över budget mest hos polisen ger it-chefen Ola Öhlund en liknande förklaring: ”Förmodligen har man ändrat ambitionsnivån och omfattningen under resans gång.”

Qaisar Mahmood hos Riksrevisionen har sett samma problem hos många.

– Jag tror nog de vet vad de håller på med. Frågan är om de är duktiga att uttrycka det i sina beställningar när de startar projekten, säger han.

Det här är inte första gången som Riksrevisionen sågar det offentliga Sveriges IT-chefer. Situationen var densamma 1999. IT-cheferna utnyttjar inte egna och andras erfarenheter i projekten. Samma misstag upprepas år efter år.

Den myndighet som haft de största missarna mot budget är Lantmäteriet. Där var Ola Öhlund it-chef innan han fick samma tjänst hos Rikspolisstyrelsen.

Riksrevisionen föreslår också en lösning. Kanske överskattar myndigheterna sin egen förmåga. Kanske skulle de låta andra ta hand om tekniken. Riksrevisionen skriver att ”de flesta myndigheter inte har gjort rimliga prövningar rörande sourcingfrågan”. Varför? De vet helt enkelt inte hur de ska göra. De saknar beställarkompetens.

Tidigare kunde statliga VHS hjälpa till att genomföra upphandlingar. Idag måste myndigheterna på egen hand upphandla upphandlingskonsulter. Kammarkollegiet hjälper till med ramavtal och ger råd på sin hemsida, men kan inte hjälpa myndigheterna med interna strategiska beslut.

– Vi är ingen beställarkompetens. Vi går inte in och genomför en specifik upphandling på uppdrag av en upphandlande myndighet, säger Agneeta Anderson som är chef för Kammarkollegiets upphandlingsstöd.

Så länge budgeten inte håller eller ens finns blir det svårt också för en upphandlingskonsult att räkna ut om outsourcing är rätt väg.

– Man måste räkna på vad det kostar idag. Det måste man veta. Eller så får man säga att vi inte bryr oss om vad det kostar, utan att det ska ut till varje pris, säger Agneeta Anderson.

Det är inte svårt att hitta företag som står beredda att hjälpa Ola Öhlund och andra it-chefer om de vill slå till.

Olof Sand är vd på börsnoterade Proact, som är experter på lagring. Han hävdar att han kan hjälpa vilken kund som helst att när som helst skapa effektiviseringar – hur man bygger, hur man driftar och hur man lägger ut hela lösningar som en tjänst.

– Vissa applikationer och lagringsbehov kan det löna sig att lägga ut som tjänst. Andra kan det löna sig att behålla inhouse, säger han.

När steget att låta någon annan ta över väl är taget kan det visa sig vara svårt att backa.

– Det kommer att bli en stor debatt i framtiden om rättigheterna till sin egen information, säger Olof Sand.

För outsourcing handlar inte bara om kostnader. Myndigheterna har förstås ett egenintresse av att behålla kritiska delar av verksamheten själva oavsett den egna kompetensen.

Och så handlar det om säkerhet. Det går inte längre att vara säker på vem som kommer åt data i molnet – i egna och andras centraliserade serverhallar.

– Företagens it-avdelningar har inte kontroll. Folk springer runt med sina bärbara datorer och lagrar information på nätet. Det halkar med både det ena och det andra. Det här utgör en stor säkerhetsrisk. Informationen är utanför bolagets väggar och man har ingen koll. Det är fakta.