Driver du ett företag i Sverige behöver du föra bokföring och redovisa för verksamhetens intäkter och kostnader för svenska myndigheter. Denna form av redovisning följer strikta regler som beskrivs i olika lagar och anordningar såsom redovisningslagen, mervärdesskattelagen, skatteförfarandelagen och varierande former av direktiv. För att förklara vikten med bokföringen bör vi först och främst förklara vad denna skyldighet faktiskt innebär.

Vad betyder att ett företag är bokföringsskyldig? Enligt Skatteverket ska företaget löpande bokföra affärshändelserna som sker i verksamheten. Därutöver ska det finnas verifikation för varje affärshändelse. Vi öppnar en parentes här och förklarar vad en verifikation betyder. En verifikation är ett dokument som styrker själva affärshändelsen. Till exempel ifall företaget gjort en utgift på 50 kronor så ska det finns ett kvitto på det för att rättfärdiga själva utgiften.  Verifikationerna i sin tur utgör räkenskapsinformation som ska arkiveras. En fullgjord bokföringsskyldighet avslutas antingen med ett årsbokslut eller med en årsredovisning.

Om företaget inte redovisar i tid eller inte följer lagar och regelverk förekommer det böter. Vilka typer av fel är de vanligaste?

• Samma kostnader bokförs på olika konton

Ett av de vanligaste felen vid företagsbokföring är att samma kostnader överförs på olika konton.  Här kommer ett exempel. Om du bokför telefonkostnader på konto 6210 ska du fortsätta att använda det under hela året. Även om ett nytt konto för telefonkostnader införs i BAS ska du inte byta under själva räkenskapsåret.  Hur undviker du det här felet? Genom att löpande kontrollera at du använder rätt och samma konton till utgifterna. Om du missar dessa kontroller kommer du att lägga extra mycket tid att rätta alla fel i slutet av räkenskapsåret.

• Bokföring på första bästa konto

Dessvärre bokförs många kostnader på första, bästa konto. Låt oss säga att en bilkostnad måsta bokföras. Tittar man igenom BAS-kontoplanen uppstår bil på konto 1240 som första möjliga val. Men se upp! Detta är ett tillgångskonto. Ifall du köpt en bil kan du föra den kostnaden där men alla löpande utgifter för bildriften kan alltså inte hänföras till 1240.  Vad är lösningen? En djupare förståelse för  kontoklasserna gör att du undviker sådana typer av fel.

• Ingående och utgående moms kan skapa problem

Moms är svår att bokföra. Att blanda ihop ingående och utgående moms i bokföringen är ett ganska vanligt misstag. Ingående moms används vid inköp. Utgående används vid försäljning (till exempelvis när en faktura sänds ut).  Lösningen är att alltid tänka på vad som ska bokföras. Är det en intäkt eller en kostnad för att få rätt på momsen. Ifall du gjort fel med momsen har du möjlighet att skicka in en rättelse till Skattemyndigheten. Observera att inte alla företag är momsskyldiga.

Ovanstående lista innehåller bara några exempel på fel som kan uppkomma i samband med redovisning. Listan kan göras betydligt längre än så. Vi har valt att fokusera på fel som förklaras lätt och många kan relatera till.  

Vanligt med fel i bokföringen

Tyvärr är det ganska vanligt med fel i bokföringen. Olika verksamheter kan stöta på olika problem men överlag kan man konstatera att misstag förekommer, något som Aksel Hellerud medarbetare i Synega.se pratar lite mer om.

Aksel hävdar att det är väldigt vanligt med fel i bokföringen. Han säger följande:

 ”Vi ser ofta att små företag råkar göra fel i sin bokföring, något som resulterar i att det blir en hel del extrakostnader framöver i form av oförutsedda avgifter till bokförare och redovisare som behöver avse tid för att komma till problemets grund och avfärda det. Därutöver tillkommer det en hel del avgifter ifall räkenskapsåret avslutas och lämnas in för sent samtidigt som det i de flesta fall även innebär böter för företaget.

Vi rekommenderar att redovisningen ska hållas i ordning redan från början för att slippa extra utgifter, stress och problem. Många väljer att anlita en redovisare redan från starten för att förhindra framtida fel. Det är ett bra sätt att spara pengar på. En duktig redovisare vars insatser kombineras med ett anpassat redovisningsprogram kan vara den ultimata lösningen.”

Kan ett redovisningssystem lösa problemet med fel vid bokföringen?

För att undvika fel vid bokföringen behöver du ha en full förståelse för BAS kontoplanen, reglerna som måste följas samt alla principer bakom god redovisningssed. Som företagsägare är det väldigt svårt att hålla reda på alla begrepp och direktiv. Enligt Aksel Hellerud förekommer olika typer av fel i samband med bokföringen och det är egentligen inte konstigt ifall man inte är införstådd med allt som måste göras.

Hur löses problemet? Idag finns det gott om olika redovisningssystem anpassade till verksamheten som dessa ska användas av. Tack vare de nya teknologierna och programvarorna nytänk kan ett system göra underverk för företagets redovisning. Tänk dock på att ett redovisningssystem är automatiserat. Visserligen kan man få inblick och råd från själva systemet om hur utgifter och intäkter ska bokföras men det krävs en professionalist för att kunna särskilja mellan mer specifika problem och hur de ska lösas. Vad betyder det? I enklaste ordalag kan inte ett bokförings eller redovisningssystem lösa problemet med en fullständig redovisning.

Det bästa är att anlita en legitimerad redovisningsexpert som sköter fakturering, verifiering och löpande bokföring från räkenskapsårets start. Dennes kunskaper och erfarenheter kombineras givetvis med ett passande system. Tänk på att en redovisare är införstådd med samtliga lagar och direktiv, följer dess ändringar och kan rätta till fel innan de blir till ett problem.

Många företag kan tycka att utgifterna som tillkommer i samband med att anlita en bokförare tillsammans med inköpet av ett bokföringssystem är för höga och väljer att enbart satsa på system. Dessvärre kan en sådan lösning leda till problem i framtiden. För att slippa stress vid räkenskapsårets slut och undvika böter och förseningar är det bäst att avse en månatlig utgift för en expert istället.

Att välja en partner som flitigt arbetar med verksamhetens löpande bokföring behöver inte vara svårt. Det finns gott om företag som erbjuder redovisningstjänster och som klient kan du alltid göra en förundersökning av några av dem. Boka gärna ett möte med din framtida redovisare, känn efter ifall ni kommer väl överens och skriv under ett kontrakt för samarbete om allt känns rätt.