Sms-tjänst löser bemanningspussel

För sex år sedan arbetade Mats Blomberg med sms i tv-reklamfilmer för bilindustrin. I reklamfilmen kunde de som var intresserade svara med ett sms ”Ja jag vill provköra” direkt från tv-soffan.

Då insåg Mats hur effektiv sms-kommunikation verkligen är. Vid en gemensam segling träffar Mats en vän i restaurangbranschen. En diskussion kom upp kring hur mycket tid som slukas varje dag av samtal för att jaga spersonal.

En tid efter ringde Mats Blomberg upp vännen och sa att han hade en bra idé på hur man sparar tid för arbetsledningen i jakten på personal. Vännen tyckte idén var klockren.

Hipo och sms-tjänsten skapas år 2007 och efter att i några olika omgångar ha vidareutvecklat den är företaget i full gång.

– Vi var fyra man som grundade bolaget 2005. Jag köpte ut de andra 2008, säger Mats Blomberg, som nu driver företaget tillsammans med sin fru Birgitta Blomberg, som är ekonomiansvarig.

Upplägget innebär att om exempelvis ett hotell behöver ta in tjugo personer till kök och servering för ett evenemang kan arbetsledarna via eget konto komma in på en speciell webbsida. Där får man tillgång till hela tjänsten och alla dess funktioner. Genom tjänsten kan hotellet lägga upp sitt resursbehov inför exempelvis ett större evenmang.

Verksamheten startade i Göteborg. Kunder är Svenska mässan Gothia Towers, Liseberg, Scandic hotell i Göteborg och Quality Hotel som ingår i Choice-kedjan. Nu är siktet inställt på marknaden i Stockholm.

Hur nära är ni att få hela Choice-kedjan eller hela Scandic som kunder?

– Det är svårt att säga. Både Choice och Scandic förstår att det här är bra, men på central nivå tar det lite längre tid.

Men att tjänsten ändå löser ett viktigt behov råder det inga tvivel om, resonerar Mats Blomberg. Typexemplet är en större bankett vid Svenska Mässan. Inför denna kanske man behöver förstärka med 40-talet personer som serverar:

– De fick ringa fem samtal för att få en som nappade. Så du kan tänka dig hur många som satt och ringde.

Nu går det i stället ut ett sms ut till all personal med rätt kompetens för jobbet. Där står det ”Ledigt pass hos Hotellet. Vill du jobba?” Först till kvarn gäller. De första tjugo får svaret att de ska arbeta, medan övrig personal får ett ”Tack för visat intresse.”

De tjugo som ska arbeta bokas in i kalendern och fram till banketten kan arbetsledaren sköta sitt dagliga arbete. Effekten blir att arbetsledningen sparar in minst fyrtio samtal, slipper leta efter telefonlistor och lägga massa tid på kallprat som i stället skulle kunna spenderas på det ordinarie arbetet.

En ytterligare vinst är att tydligare och enklare rutiner skapas då alla får samma information på liknande sätt varje gång. Något som kan minska konflikter och missförstånd mellan arbetsgivare och personal. Tjänsten ger också utrymme att använda fritext. Företagen kan exempelvis informera om vilka kläder serveringspersonalen väntas bära vid en viss bankett.

Mats förklarar att utvärderingar av kunderna visar att tjänsten frigör massa tid. På så sätt skapas stora möjligheter till effektiviseringar. Inte minst för företag med stor personalstyrka och/eller föränderliga kalendrar. Kunderna betalar endast då tjänsten används.

En ytterligare fördel är att tjänsten har ett gemensamt konto, vilket underlättar samordning av personal mellan olika arbetsställen:

– Ett världsomfattande företag. Personer som frilansar och arbetar i Singapore eller USA kan nås från ett och samma ett konto i Sverige.

Men finns det verkligen inga begränsningar eller negativa effekter med tjänsten?

Mats nämner att det har funnits en oro bland exempelvis housekeeping-personal vid större hotell. Där fanns personal med stor mångfald, en bred åldersstruktur samt en del språksvaga grupper.

Mats Bomberg förklarar att det fanns en rädsla över hur sms-hantering och nya rutiner skulle tas emot och accepteras, men menar att rädslan var obefogad.

Då väl tjänsten satts igång uppfattade personalen att den nya arbetsmetoden gett flera fördelar och skapat större rättvisa än det äldre systemet/systemen. Det vill säga arbetsledningen kan fördela jobben mer jämlikt och allt sker från ett och samma ställe.

– Våra kunder kan frigöra 90 procent av ringtiden med en redan befintlig kostnad.

Det hörs verkligen att Mats Blomberg brinner för sina idéer.

– Utvecklingen i sig gör inte att du jobbar smartare, utan man måste finna enkla, tydliga och bra tillämpningar som löser vardagsproblem för företagen. Då kan man jobba smartare.

Vad har ni för konkurrenter?

– Jag har inte hittat någon direkt konkurrent. De som är lite inne på det här kommer från ekonomi- och lönesystemsidan, där de kopplas på en bokningsfunktion. Vi har koncentrerat oss på enkelheten, utan att koppla på löneadministration.

Ska sms-tjänsten kompletteras med appar för iPhone och android-mobiler?

– Vi tittar på det. Även om appar framförallt är intressant för en bred marknad är vår tjänst uppbyggd så att många kan kommunicera med personen som ska lösa en bemanningsfråga. Han eller hon kan visserligen nå vår tjänst via sin smartphone. Jag tycker ändå att sms-tjänsten är smidigare eftersom de som får frågan om ett arbetspass endast behöver svara ja eller nej via sms.

Vad låg bakom tappet i omsättning för Hippo förra året. Ni gick från 2 miljoner kronor till 400.000 kronor?

– Jag jobbar med konsulting också. Ibland har det varit mer konsulting. Förra året fokuserade jag mer på de mobila tjänsterna. Jag lade mycket tid på utveckling och att få de kunder jag ville ha. Det var väl beräknat.

Hur ser det ut för 2011?

– Det ser ljusare ut.

Charlotta Lagerberg-Thunes, frilansmedarbetare

[email protected]