Qvalia har analyserat 100 nordiska företag, varav 25 svenska. I rapporten”Lost in Transaction 2021” som släpps idag framgår det att trots en ökande digitalisering så avslöjas fortsatta brister i ekonomiprocesserna. Av fler än 20 miljoner  genomgångna leverantörsfakturor visar rapporten att ekonomiavdelningarna totalt spenderade 2 250 dagar för att korrigera fakturafel, och felaktigheter för 130 miljoner kronor passerade obemärkt.  

Enbart de svenska företagen, samtliga med en omsättning på 1 miljard och uppåt,  uppvisade en förlust på över 50 miljoner kronor relaterade till fakturamässiga missar. I snitt handlar det om cirka 7 kronor per hanterad faktura.  

Rapporten visar att varje nordiskt företag i genomsnitt förlorade 1,2 miljoner på grund av fakturamissarna, trots att 22,5 arbetsdagar spenderades för att hitta och korrigera fel.  

Qvalia, som utvecklar automationslösningar inom ekonomiprocesser, noterar i rapporten att en majoritet av felen upptäcks internt och åtgärdats. 

– En vanlig anledning är den mänskliga faktorn men felinställningar i ekonomisystemen förekommer också påfallande ofta. Det handlar om allt från snåriga momsregler till rena  felinmatningar. Det är lätt hänt att processer med manuella inslag leder till att exempelvis  felaktiga belopp matas in och fakturor överbetalas. Ibland har företagen utestående  kreditnotor som glöms bort, eventuella rabatter kanske inte dras korrekt och ibland betalas  även samma faktura flera gånger,  Henri Taipale, vd och grundare av Qvalia i en skriftlig kommentar.

Den långsiktiga lösningen, enligt Qvalia, är att minska det manuella  arbetet och hantera ekonomidata strukturerat och digital från början.  

– Man ska komma ihåg att de oupptäckta felen är toppen av isberget. Den stora kostnaden  uppstår i den interna hanteringen, bland annat av alla avvikelser som identifieras av  ekonomipersonalen. I takt med en ökad digitalisering så förbättras också möjligheterna att  automatisera ekonomifunktionen, med dess informations- och processintensiva  verksamhet. Grundläggande är att strukturera sin data och säkerställa att den alltid är  digital. E-fakturan är ett viktigt medel på vägen men det följer många steg därefter i  digitaliseringsresan.