Dags för företag att prioritera datademokratisering  

Coronapandemin är ett bra exempel på när det finns flera fördelar med att dela data med många. Ur ett samhällsperspektiv är det viktigt med snabb tillgång till relevant data för att kunna identifiera rätt åtgärder och från läkarnas perspektiv skulle det underlätta att finna den bästa covid-behandlingen. För att vi ska vara bättre rustade inför nästa pandemi eller allvarliga kris krävs också att fler aktörer samverkar, och fler ögon analyserar data. 

Demokratisering av data innebär att relevant data finns tillgänglig för alla medarbetare som har behov av att kunna fatta välinformerade beslut. Fler anställda i en organisation får möjligheter och förutsättningar att fatta bättre och snabbare beslut från information som är så nära realtid som möjligt. Data över avdelningsgränser gör också att det finns bättre möjlighet till ett helhetsperspektiv på verksamheten, som exempelvis kan innebära ökad kundnöjdhet, bättre erbjudanden och effektivare nyttjande av resurser.  

Ett tecken på att det fortfarande är alltför många företag som ligger efter inom datademokratisering är att bara cirka en fjärdedel av större amerikanska bolag har skapat en datadriven organisation. Det visar en undersökning som släpptes i början av året från New Vantage Partners, som är strategisk rådgivare kring datadriven affärstransformation. Även om den undersökningen avser större amerikanska bolag är min bedömning att motsvarande gäller även svenska företag. 

Det finns ändå bra exempel på demokratisering av data under pandemin. Den amerikanska detaljhandelskedjan Urban Outfitters har beslutat att öka tillgången till realtidsdata för butikschefer och medarbetare i sina mer än 650 butiker i USA och EMEA. Bolaget kan därmed demokratisera beslutsfattandet i butikerna, med bredare tillgång till en rad översiktsvyer och rapporter uppdaterade med ny data i princip i realtid. Samtliga anställda i varje butik får tillgång till minutfärsk data om alla aspekter av den enskilda butikens nyckeltal, inklusive faktorer som lagerkvitton, butikskonvertering och topp 50-försäljning per butik – och kan agera på dessa insikter omedelbart. Resultatet blir bland annat förbättrad butiksprestanda samtidigt som det minskar kostnader förknippade med att hantera lokala datakällor.

Men det är inte bara att se till att alla i en organisation har tillgång till mer data utan det gäller att göra det på rätt sätt. Utbudet av data omfattar i princip alla datakällor och typer av data samt möjlighet att kombinera data. Anställda kan sedan analysera samband mellan olika data och även vid behov kunna blanda interna och externa källor. En annan grundläggande förutsättning är att alla användare ska känna sig tillräckligt informerade för att kunna använda relevant data på ett så bra sätt som möjligt. Det måste finnas en balans mellan tillgängligheten av data och användarnas förmåga att använda den för att en organisation ska kunna maximera värdet av data.  

När antalet dataanvändare växer snabbt ökar antalet datarelaterade förfrågningar, med ökad belastning för IT-avdelningen. I stället för att anställa mer personal på IT-avdelningen bör företag införa mer självbetjäningsfunktioner. Tillgång till data kan fortfarande ges utifrån olika nivåer. De högsta befattningarna kan exempelvis ha möjligheten att utveckla egna instrumentpaneler, medan andra förslagsvis bara ska ha tillgång till förbyggda interaktiva diagram som fokuserar på kritiska och relevanta nyckeltal. 

Ökad användning av automatiserade processer bidrar också till att minska IT-belastningen. Automatisering av förvandlingen från rådata till redo att analyseras i stället för manuell kodning säkerställer enklare åtkomst i olika datakataloger och datalager, vilket sparar mycket tid. Dessutom ger automatisering ökad kontroll, vilket gör att regler och policyer kan integreras i standardprocessen. 

Det är viktigt att alla anställda kan förstå och tolka datan. Förutom att det delvis är en allmän uppgift för utbildningsväsendet så kan det kräva viss internutbildning, men det är viktigt att utforma instrumentpanelerna så enkelt och pedagogiskt som möjligt. 

Det är också värt att nämna att det finns en automatiserad metod, så kallad DataOps, som lite förenklat går ut på att automatisera processer för datahantering, införa mer agilitet för kvaliteten och därmed minska tiden för produktion men öka tiden för analys. Jag rekommenderar företag att överväga att använda sig av den metoden, vilket också kan vara ett sätt att ompröva grunderna för hur man arbetar med data. Metoden kan innebära att företag förbättrar praxis, processer och teknik. Det kan möjliggöra förbättrade dataflöden genom hela organisationen, vilket kan göra den mer snabbrörlig och lyhörd för ändrade förutsättningar. 

Nya tekniker har under senare år gjort att data kan delas med, förstås och tolkas även av dem som inte är dataanalytiker. Tidigare fanns det begränsningar i antalet ingenjörer och dataanalytiker, men det finns inga sådana ursäkter längre. Mycket tyder på att datademokratisering ger mer agila företag som också fattar bättre beslut. En relativt liten andel företag som nyttjar detta fullt ut tyder på att det finns stora effektivitetsvinster att plocka fram för många svenska bolag.

Dan Sommer
Chef för omvärldsbevakning, Qlik