Virtuella och digitala möten har blivit allt mer förekommande i och med virusspridningen i världen. I Sverige har Admincontrol, helägt bolag inom Visma och Sveriges ledande leverantör av digitala styrelseportaler, märkt ett växande behov bland sina kunder att aktivera e-signering för sina styrelser. Främst handlar det om att fastställa beslut via mötesprotokollet samt att få in styrelsens signaturer på årsredovisningen – som då kan skötas från hemmakontoret på ett smidigt, säkert och ett juridiskt gångbart sätt.
– 90% av de bolag och kunder som i år valt att aktivera vår e-signeringslösning till sin styrelseportal har kommit de senaste veckorna. Vi märker helt klart av ett växande behov för digitala lösningar i styrelsearbetet dessa dagar, säger David Norell- Hussein, Sverigechef på Admincontrol.
Undvik distribution av känslig information via mail eller okrypterade lösningar
Användandet av lösningar som Skype, Teams och Zoom ökar för att styrelsemöten ska fortlöpa enligt plan och på distans, men att ställa om från fysiska möten till digitala möten kan vara utmanande.
Det är inte bara det faktum att mötet äger rum som är det väsentliga. Inför styrelsemöten ska handlingar skickas ut, under mötet ska protokoll föras och efter mötet ska protokollet justeras och signeras.
– Det kan vara lockande att dela protokoll och styrelsehandlingar via e-post, men detta är något vi kraftigt avråder ifrån. Styrelsehandlingar är bland den mest känsliga information bolaget har, och kommer det på avvägar kan det få allvarliga konsekvenser. Både affärsmässigt men även utifrån olika regelverk. Nu när digitala möten blir allt vanligare är det en fördel att kunna signera dokumenten elektroniskt – inom styrelseportalens krypterade miljö, säger Ole-Martin Refvik, informationssäkerhetschef på Admincontrol.
Resultatet från Admincontrols senaste undersökning bland bolagsstyrelser, där närmare 1000 styrelseledamöter deltog, visade även att IT-säkerhet är en fråga som bör sättas högre på agendan än vad som är fallet idag.
Läs mer om resultatet från Admincontrol årliga styrelseundersökning HÄR.
Beslut från hemmakontoret
David Norell-Hussein påpekar att man med styrelseportalen och elektronisk signering inte är bunden till en kontorsmiljö med skrivare och scanner, och man kan behandla och fastställa beslut oberoende av plats, utan att bli en flaskhals i beslutsprocessen. Styrelsemedlemmarna får med styrelseportalen även möjligheten att sinsemellan,
och med bolaget, diskutera mötesunderlaget – inför, under och efter mötet. Detta är något som önskas dessa dagar – möjligheten att vara mobil och effektiv, med bibehållen hög säkerhet.
– Med e-signering kan styrelsen enkelt och säkert signera protokoll och årsredovisningar där alla andra handlingar redan finns tillgängliga, och bolaget får kontroll och översikt över signeringsprocessen. Med andra ord en lösning som passar väl in nu när styrelsemöten kanske hålls mer frekvent, men med lägre andel fysiska träffar. Vilket även bekräftas direkt av våra kunder, säger David.
Läs allt du behöver veta om Admincontrols e-signering med BankID HÄR.
Customer Success nyckelfaktor för tillväxt
Admincontrol grundades 2005 för att digitalisera och öka säkerheten i hanteringen av styrelsehandlingar. Bolaget etablerades i Sverige år 2013 med ett fåtal svenska bolag som kunder, via framför allt norska koncernstrukturer. Idag omsätter Admincontrol ca 50 miljoner kronor i Sverige och totalt använder över 4000 bolag Admincontrol i styrelsearbetet, med en förnyelsegrad på 98% årligen. Bolaget är även ISO-certifierade inom informationssäkerhet.
En nyckelfaktor till stark tillväxt och hög kundnöjdhet är framför allt avdelningen för Customer Succes, där Hilja Holmberg-Svensson var en viktig rekrytering till Admincontrol i Sverige, efter 10 år på Nasdaq/Stockholmsbörsen.
”Vill ha en seriös, stabil och professionell samarbetspartner”
– Det är en stor skillnad idag, jämfört med hur det var för bara fem år sedan, vad gäller intresset att digitalisera även styrelsearbetet. Idag är det nästan en självklarhet oberoende av sektor, företagsstorlek eller ägarform. Givetvis är det högaktuellt för börsnoterade och finansiella bolag, men vi samarbetar även med stiftelser, föreningar, förbund och myndigheter för att öka effektiviteten och säkerheten i styrelsearbetet, säger Hilja Holmberg-Svensson, ansvarig för Customer Success i Sverige.
– Bolagen vill ha en seriös, stabil och professionell samarbetspartner när det gäller en sådan viktig funktion som styrelsen. Med vår erfarenhet av hur bolag arbetar med styrelsearbetet i vitt skilda branscher och företagsstorlek ger vi en service utöver systemstödet. Förutom vår 24/7-support får varje kund en egen lokal kontaktperson som är med i hela processen från uppstart till onboarding av styrelsen och därefter fortlöpande statusmöten och konsultation. Resurserna vi får från våra ägare och vår IT-avdelning är också en viktig pusselbit i att leverera en uppskattad och stabil tjänst, avslutar Hilja.
Mer om Admincontrols Styrelseportal HÄR.
