Övergången till den digitala tidsåldern har förändrat vårt sätt att kommunicera. Digitala verktyg och digitalisering av processer och rutiner är helt nödvändigt för att lyckas i dag. Företag som inte tar till sig digitaliseringen och anpassar sig i takt med den kommer att hamna på efterkälken. Det är därför viktigt att styrelse och ledning tar sig an utmaningarna, och inte minst ser de möjligheter som finns. Styrelserummet kan inte stå utanför den digitala omvandlingen.
Även om många börsnoterade bolag har kommit relativt långt när det gäller att använda digitala stöd i styrelserummet, så visar studier att närmare 90 % av de nordiska medelstora och stora företagen fortfarande släpar efter.
Ett företag som vill ha ett säkert och effektivt samarbete och som tar styrelsearbetet på allvar, skickar inte styrelsedokument med posten eller via e-post. Det är ett besvärligt och föråldrat arbetssätt, och det finns mycket bättre lösningar;
”Vi använder Admincontrol i Länsförsäkringar Kalmar län sedan 2015. Tack vare långtgående möjligheter att skapa användarroller samt möjlighet att styra behörigheter på individuell nivå har vi kunnat skapa en lättöverskådlig struktur. Enligt min uppfattning är Admincontrol överlägsen vad gäller funktionalitet och användarvänlighet.”
Martin Brigenheim, Bolagsjurist, Länsförsäkringar Kalmar län
Med start i Norge har Admincontrol sedan 2005 erbjudit säkra digitala styrelseportaler som förbättrar och förenklar samarbetet och informationsflödet mellan styrelse, ledning, revisorer och aktieägare. Via webbläsaren eller en iPad/iPhone-app kan de olika användargrupperna i en organisation få tillgång till alla relevanta handlingar – var som helst i världen och oavsett tid på dygnet. Resultatet är en effektivare kommunikation som gör det lättare att uppfylla formella krav och som också bidrar till bästa möjliga förutsättningar för beslutsfattandet.
Styrelsemedlemmarna är överens: – Vi vill slippa pappershanteringen!
Admincontrol genomför årligen en stor kundundersökning där mer än 2 000 styrelsemedlemmar deltar. En av frågorna handlar om de största fördelarna med att använda en styrelseportal. År efter år är det möjligheten att arbeta pappersfritt som skopar hem högst poäng, följt av att alltid ha tillgång till sina dokument när som helst och var som helst.
Admincontrol etablerade ett lokalt kontor i Sverige år 2013. Hundratals svenska bolag använder nu tjänsten för att säkert och effektivt ge styrelsemedlemmar möjligheten att arbeta pappersfritt och digitalt. Bland kunderna syns börsnoterade och finansiella bolag som Ahlsell, Sweco, Carnegie, Länförsäkringar Kalmar och ComHem. Men även många statligt ägda organisationer som Apoteket, Sveaskog, Vinnova och AP-fonder. På fastighetsbolaget Vasakronan är Admincontrol en viktig komponent för en digital arbetsmiljö;
”Admincontrol är en pusselbit i vår smarta arbetsplats som gör att vi kan arbeta mer digitalt och oberoende av plats. Lösningen upplevs enkel, är lättillgänglig och säker samt innebär att alla inblandade parter sparar tid.”
Sören Sandell, IT-chef på Vasakronan
”Close the Board Loop” – utveckling mot en helt digital styrelseprocess
Styrelsemedlemmar och ledningsgrupper har behov av verktyg som möjliggör ständig åtkomst till affärskritiska dokument, online och offline. Admincontrol står bakom en av de första iPad-apparna för styrelsematerial. Den första versionen kom redan 2011, bara ett år efter att Apple lanserade sin första version av iPad. Numera arbetar man mot att erbjuda kunderna en fullständig digital styrelseprocess på en och samma plattform – från bokning av sammanträden till den högt efterfrågade möjligheten att e-signera styrelseprotokoll.
”Genom att använda elektronisk signering är man inte längre bunden till kontoret eller beroende av tillgång till utrustning som skrivare och skanner. Man kan fatta snabba beslut, och inte minst, verkställa dem när man är på språng.”
Henrik Wahlström, Sverigechef på Admincontrol
Läs mer om e-signering här: >>Elektronisk signering: Det här behöver du känna till
De börsnoterade bolagen har tillsammans med Admincontrol satt standarden för det digitala styrelserummet. I t ex Norge har över hälften av börsbolagen implementerat en styrelseportal de senaste åren. Nu borde även små och medelstora företag sätta en digital agenda för sin verksamhet och inte minst för själva styrelseprocessen. Effektivisering, professionalisering och bra beslutsstöd borde vara intressant för alla företag med externa styrelsemedlemmar.
>>Ladda ner vår broschyr och läs mer om fördelen med digitala styrelseportaler.
