Människor, företag, organisationer och samhället står idag inför tuffa och svårbedömda utmaningar som bör bemötas och hanteras omgående för att minska dess negativa effekter. PWC Sverige har med stöd av sitt globala nätverk tagit fram en guide för hur man som företagare bör agera i rådande läge för att minimera negativa effekter. Beredskap är A och O, särskilt i en tid av snabba kast och stor osäkerhet. 

– För oss känns det extra viktigt att ta ansvar och bidra nu i det här tuffa läget som råder. Utöver våra medarbetare är våra kunder vår högsta prioritet och vi vill gärna hjälpa dem hantera den nuvarande minst sagt utmanande situationen på bästa möjliga sätt. Den här krisen kräver att svenska företag agerar nu, säger Johan Rippe, vice vd på PWC. 

Beredskap är fortfarande nyckeln

Även under en pågående kris kan proaktiva åtgärder dämpa negativa effekter och skapa goda förutsättningar till effektiv återhämtning. Genom att hantera krisen tydligt och snabbt kan organisationer komma ur krisen starkare, mer robusta och mer motståndskraftiga. Ett sådant agerande bygger i sin tur förtroende för de tjänster och verksamheter som är kritiska för vårt samhälle i stort. 

För ökad beredskap:

• Arbeta med scenarioanalyser inklusive värsta tänkbara utfall-scenarier.
• Implementera beredskapsprocesser och planer med utgångspunkt i prioriterad verksamhet och med koppling till en tydlig roll- och ansvarsfördelning.
• Öva och stresstesta scenarier samt era kris- och kontinuitetsplaner, i bästa fall tillsammans med viktiga partners, kunder och leverantörer.
• Säkerställ god krishanteringsförmåga som bygger på både uthållighet och redundans, det är viktigt att skapa förutsättningar för uthållighet över tid. 
• Säkerställ professionell och korrekt kommunikation internt och externt, det är ett effektivt sätt att påverka kultur,  varumärke och ex-vis aktiekurs på ett positivt sätt

PWC betonar också vikten av att upprätta en samsyn kring övergripande inriktning och mål med det aktuella företagets krishantering, vilka bör avspegla dess mål och värderingar. När organisationen sätts på prov synliggörs ofta dess grundläggande värden. En krishantering som avspeglar dessa leder till en förstärkt effekt av en organisations viktigaste budskap. Grunden bör vara baserad på fakta men det fortsatta krisarbetet kräver ständiga antaganden och/eller hypoteser, och en stor respekt för att tagna beslut och beslutade åtgärder behöver omprövas allteftersom.

Ge medarbetare och intressenter tydlighet och transparens – undvik rykten

Ryktesspridning, spekulation och desinformation skapar onödig ovisshet och oro både i samhället och på företagen. Faktabaserad kommunikation för alla intressentgrupper är en absolut nödvändighet.

 – Utmaningen ligger ofta i att avgöra vad som är fakta och vad som är åsikter. Man bör utgå ifrån att information från myndigheterna och vården är korrekt. På så sätt kan en organisation bidra till att minimera desinformation och oro och därmed minska de skadliga effekterna på både medmänniskors hälsa som ekonomin i stort, fortsätter Johan Rippe.

En tydlig kommunikationsstrategi bör tas fram som bygger och upprätthåller förtroende under krisens alla skeenden. Kommunikationsstrategin ska ha fokus på alla bolagets intressenter, det vill säga kunder, medarbetare och allmänheten utifrån verksamhetsperspektivet. Rådet här är att inte spekulera och att undvika allmänna råd som inte har en direkt koppling till företagets verksamhet. 

Skapa nödvändiga ekonomiska förutsättningar

Utbrottet av covid-19 skapar svårbedömda och stora finansiella utmaningar för de flesta bolag. Många företag kan inom kort komma att befinna sig i en finansiellt ansträngd situation med likviditetsproblem, vikande försäljning och på sikt kraftig resultatpåverkan. Företagsledningar behöver då identifiera kortsiktiga lösningar och hitta långsiktiga realistiska alternativ, ofta specifika för sin industri och den rådande situationen. 

–Det gäller nu att snabbt skapa kostnadskontroll och sätta upp en likviditetsplanering samt skaffa sig operationell och strategisk översyn av samtliga delar i bolaget. Sedan följer kartläggning av ansvarsfrågor med mera. I ett längre perspektiv kan bolag behöva undersöka andra alternativ som en gedigen informell eller formell rekonstruktionsprocess, förklarar Thomas Fossum, Head of Deals på PWC Sverige. 

Skydda er personal och planera personalbehov 

Människors hälsa är allas främsta prioritering. Men ganska omgående uppstår personalfrågor som måste bemötas direkt. Att era medarbetare kommer att vara oroliga är något ni måste vara medvetna om. Det är krisgruppens och ledningens ansvar att stilla denna oro med snabbhet, tydlighet och raka besked. Exempel på konkreta personalfrågor som uppkommer direkt i samband med pandemier är till exempel att fastställa skattesituationen för personer som akut flyttar och förflyttas mellan olika länder. Ett annat exempel är varslen inom näringslivet. Företag måste även planera för att pausa produktionslinjer då störningar och avbrott inom supply chain-processerna snarare är en fråga om när och inte om.

Enligt PWC att det är viktigt att kunna bedöma potentiella konsekvenser och ta fram alternativ för att stödja, flytta eller evakuera personal. Många länder har infört in-och utreseförbud. Hur påverkas er personal? HR-funktionen måste tydligt kunna hantera frågor som rätt till fortsatt lön under karantän och policyer kring karensdagar.

Verka för en motståndskraftig leverantörskedjan

Med största säkerhet kommer era leverantörskedjor att drabbas av krisen, om de inte redan har gjort det. I många länder går industrin på sparlåga eller är till och med direkt utslagen. Minskade lagernivåer medför omfattande utmaningar för industrin och näringslivet.

För att inte stå handfallna krävs operativa riskbedömningar, planering för allvarliga störningar och avbrott i kritisk verksamhet och en medvetenhet om svagheterna i leverantörskedjorna kopplade till covid-19. Det är viktigt att även inkludera och ha en plan för tredjepartsleverantörerna i den totala riskbilden för att undvika obehagliga överraskningar.

– Läget ser på många sätt mörkt ut just nu och det är svårt att bedöma under hur lång tid framöver covid-19 kommer att ha denna stora påverkan på vårt samhälle som vi ser idag. Men om vi tar  tag i och analyserar problemen tillsammans med intressenter från både myndigheter, näringsliv och övriga samhället kommer vi att stå bättre rustade för att komma ur den nuvarande situationen på ett så bra sätt som möjligt, säger Johan Rippe.