Har ni någon social media-policy för medarbetarna?

Ellen Huitfeldt, Digital Communications Manager, KPMG:  "Ja. Det finns en global policy som gäller för alla KPMG-firmor världen över. Den handlar mycket om sunt förnuft, det vill säga att du som KPMG-representant ska agera professionellt i alla lägen. Vår policy handlar också mycket om hur medarbetarna kan använda sociala medier och vilka möjligheter som finns snarare än att rada upp förmaningar."

Maria Sundberg, Kommunikatör på Vinge Advokatbyrå: "Ja, vår social media-policy syftar till att säkerställa att medarbetare på Vinge använder sociala medier på ett sätt som är positivt för Vinges verksamhet. Med iakttagande av sekretess- och lojalitetsplikten som man som medarbetare har till Vinge och våra klienter, och att man också agerar i enlighet med lag och god advokatsed. Att alla medarbetare iakttar sin sekretess- och lojalitetsplikt, som gäller även utanför arbetstid, är av avgörande betydelse för vår verksamhet.

Emelie Arvidsson, Head of Social Media and Chief Editor of Group Website Nordea: "Ja, vi har en policy som är publicerad på vårt intranät. Den innehåller både tips om sociala medier generellt och också en policy om hur man ska förhålla sig som anställd när man är aktiv på sociala medier. Den poängterar bland annat att det är viktigt att vara transparant, så om man vill kommentera något som rör Nordea vill vi att det ska framgå att man jobbar för banken. En annan viktig del är att man inte har rätt att föra Nordeas talan i sociala medier om man inte är en utsedd talesperson för banken. Självklart är det viktigt att vi i sociala medier följer samma regler som i andra kanaler gällande konfidentiell information, att vi visar respekt för kollegor, kunder, partners och konkurrenter och att vi använder sunt förnuft."

Hur agerar ni om en medarbetare lägger för mycket arbetstid på till exempel sin privata Facebook?
 

Ellen Huitfeldt: "Jag tror inte att det är något särskilt vanligt problem hos oss, men om det skulle uppstå är det en fråga för linjechefen. Att däremot använda exempelvis Linkedin för att hålla sig uppdaterad inom sin bransch eller att sprida KPMG:s material är något vi uppmuntrar."

Maria Sundberg: "Om nödvändigt tar vi en dialog med personen. Men det har aldrig hänt och vi tror inte att det kommer att vara ett problem i vår verksamhet. Det finns inte utrymme att lägga för mycket tid på privata angelägenheter. Vi ser heller inte sociala medier enbart som en privat kanal utan en möjlighet att hålla sig uppdaterad både i sin privata och professionella roll.

Emelie Arvidsson: "Det är en diskussion som i så fall hanteras av anställd och respektive chef."

Vad skulle hända om ni upptäcker att en medarbetare skrivit nedsättande om företaget på sociala medier?
 

Ellen Huitfeldt: "Enklast är att prata med personen direkt och ta reda på varför han eller hon uttryckt sig på ett visst sätt. Genom att lyssna och föra en dialog kan vi förstå hur personen tänker samtidigt som vi får en chans att berätta hur det påverkar varumärket och även personens personliga varumärke. Vi kommer aldrig kunna kontrollera allt som skrivs om vårt varumärke, men däremot kan vi vara tydliga med vilken policy företaget har."

Maria Sundberg: "Rent arbetsrättsligt har offentliganställda en grundlagsskyddad och långtgående rätt att uttala sig offentligt. Men för privatanställda går lojalitetsplikten i anställningsförhållanden före rätten att göra uttalanden som skadar eller riskerar att skada arbetsgivaren. Att kritisera sin arbetsgivare i exempelvis sociala medier utan att först rikta kritiken internt så att arbetsgivaren haft möjlighet att rätta till eventuella missförhållanden utgör normalt ett allvarligt brott mot anställningsavtalet. Enligt vår social media-policy ska man som medarbetare kontakta marknadsavdelningen om man upptäcker spridning av negativ information om företaget eller om en annan medarbetare, oavsett källa."

Emelie Arvidsson: "Då skulle vi kontakta medarbetaren och ha en diskussion. Feedback är viktigt, men vi ser hellre att anställda lämnar återkoppling internt."

Hur tänker ni generellt kring era medarbetare som ambassadörer för företaget i sociala medier?
 

Ellen Huitfeldt: "Våra medarbetare är ambassadörer för varumärket både online och offline, det kommer väldigt naturligt för oss som tjänsteföretag. Vi tvingar dock inte någon att representera KPMG i sociala medier, men uppmuntrar och utbildar våra medarbetare kring vilka möjligheter som finns."

Maria Sundberg: "Som medarbetare på Vinge representerar man alltid företaget, såväl i sociala medier som i sitt övriga umgänge på fritiden. Vi är stolta över våra medarbetare som ambassadörer för Vinge."

Emelie Arvidsson: "Vi tycker att det är bra att våra anställda är aktiva på sociala medier och ser det som en väldigt viktig del av vår närvaro på sociala medier. Vi uppmuntrar dem att uppge att de jobbar på Nordea i sina profiler och att även gärna vara aktiva genom att gilla och dela innehåll från Nordeas kanaler."