Debatt

Tre planeringsprocesser för bättre affärer i osäkra tider

Förmågan att planera för alltifrån sannolika till osannolika scenarier potentiellt avgörande.  Det skriver Mattias Bolander, Norden- och Baltikumchef på Workday.

Publicerad 2020-05-29

Det är osäkert hur länge covid-19-pandemin kommer att påverka företagandet och ekonomin. Nedan listar jag tre viktiga planeringsprocesser som ekonomiavdelningar kan tillämpa för att hjälpa sitt företag i osäkra tider. 

Covid-19 är först och främst är en mänsklig tragedi, men viruset har också en stor inverkan på företag världen över. Vi ser hur många av våra kunder hanterar denna kris och märker vikten av att vara flexibel, att snabbt dra lärdomar och anpassa sig därefter, något som kan sammanfattas som business agility. Även under normala omständigheter är detta avgörande egenskaper då det innebär att du lättare kan förutse oväntade händelser och agera snabbt när du ställs inför stora förändringar. I dagsläget är dock allt detta viktigare än någonsin - agila organisationer och företag är överlag betydligt bättre lämpade att ta sig igenom den rådande pandemin. 

Vi vet att det är många företag som just nu gör sitt yttersta för att överleva under dessa historiskt svåra omständigheter. Tre av fyra ekonomichefer medger att deras planeringsprocesser inte har förberett dem för vare sig större ekonomiska eller geopolitiska störningar av något slag, än mindre för en global pandemi och dess kolossala effekter. 

27 mars till 30 mars behandlade Workdays molnbaserade planeringsplattform 30 gånger fler prognoser och scenarion jämfört med under en genomsnittlig period. Sedan början av covid-19-pandemin har vi sett en ökning på 15 gånger fler kalibreringar och modelleringar, allt eftersom företag och organisationer försöker komma underfund med vilken påverkan som pandemin har, och kommer att få, på deras företag. 

Eftersom ekonomiavdelningen hanterar uppgifter som berör alla aspekter av företaget, skapar de också planen för hela verksamheten, definierar processerna för planering och hanterar verktyg som scenarioplanering, kontinuerlig planering och rullande prognoser. 

Här är tre viktiga planeringsprocesser som ekonomiavdelningar kan implementera för att göra företaget mer agilt i osäkra tider: 

1. Scenarioplanering 
Vad händer om..? Med en planeringsplattform kan du skapa flera scenarier baserade på allt från konkurrenshot och avbrott i leveranskedjan till naturkatastrofer, krig och pandemier. Genom scenarioplanering kan företag förutse vad som sker om en kris pågår 30, 60, 90 dagar eller längre; Tänk om vi inte kan få tag på de komponenter eller det material vi behöver på 60 dagar? Vad händer om 90 procent av medarbetarna tvingas arbeta hemifrån? Om en av våra fabriker stänger ned? Att modellera olika potentiella scenarier lönar sig - Chris Hadfield, före detta befälhavare för International Space Station, noterade att för att överleva långa perioder i rymden, behövde teamet ägna oändliga timmar åt att identifiera och modellera olika scenarier. När livsviktiga delar av utrustningen på skeppet väl gav vika, var besättningen förberedd. 

Inte varje scenario är riktigt så kritiskt, men för företag är förmågan att planera för alltifrån sannolika till osannolika scenarier potentiellt avgörande. 

2. Kontinuerlig planering 
På en osäker marknad är få saker viktigare än en relevant och agil plan för att hantera nuläget. Statiska årsplaner är ofta till liten hjälp när en Black Swan, en händelse som omkullkastar marknaden totalt, inträffar. För att inte bli tagen på sängen av en sådan händelse, är kontinuerlig planering oerhört viktigt. På så sätt kan man automatisera de manuella processer som en gång i tiden ledde till att den genomsnittliga årsbudgeten tog 77 dagar att förbereda. Dataintegrationer med ERP, HCM och andra företagssystem kan bli sömlösa och automatiska, vilket gör att företags- och affärsanvändare spar tid och eliminerar risken för kostsamma fel genom att behöva återinföra data manuellt. 

Genom snabbare och mer effektiva planeringscykler anpassas budgetar efter eventuella förändringar inom företaget och på marknaden. I en kontinuerlig, aktiv planeringsmiljö är budgeten aldrig inaktuell. Faktum är att företag som genomför kontinuerlig planering är 50 procent mer benägna att kunna planera om inom en vecka, och fyra gånger mer benägna att reagera snabbt på förändringar i marknaden. 

3. Rullande prognoser
Kan sammanfattas med två ord: ”saker förändras”. Rullande prognoser gör det möjligt att snabbt korrigera kursen, de ger tillräckligt med insikt för att med säkerhet och självförtroende kunna fatta kritiska beslut. De är unika på flera sätt, bland annat genom att de: 

  • Modelleras av helheten, inte av detaljer. Detta är ett strategiskt sätt att närma sig prognoser, eftersom helheten kan förbli intakt även om detaljer förändras. 
  • Kan förutse fyra till åtta kvartal framöver. Genom en kontinuerlig prognos över en specifik tidshorisont, blir det lättare för beslutsfattare att se vad som händer i realtid. 
  • Ger bättre affärsbeslut, framförallt när det gäller arbetskraftskostnad och avbrott i försäljning. FSN-forskning har visat att befattningshavare som drar nytta av rullande prognoser är mer än dubbelt så benägna att korrekt förutspå det kommande året. 

De flesta problem, även de flesta kriser, är inte unika. Vi har sett dem tidigare och framtidsinriktade organisationer har troligen arbetat fram en taktik för att hålla sina företag konkurrenskraftiga även vid stora förändringar. Agila företag kan gå igenom och planera för många typer av scenarier, till och med de som verkar avlägsna eller rent av omöjliga. Lösningar som låter företag planera kontinuerligt, se över sina prognoser och modellera praktiskt taget allt, blir allt viktigare - särskilt i tider som dessa. 
 

Mattias Bolander
Norden- och Baltikumchef, Workday 

Platsannonser