M&A:s kan vara ett effektivt sätt att driva tillväxt, de kan samtidigt ta en hel del tid och resurser i anspråk. Följande erfarenheter är samlade från Workdays uppköp av Adaptive Insights för motsvarande cirka 15 miljarder kronor och Scout RFP för 5 miljarder. Köpen genomfördes för att rekrytera talang, öka funktionaliteten i vår produktportfölj och i slutändan för att accelerera våra kunders transformation till att bli ännu mer agila organisationer. 

Framförallt tre viktiga faktorer gjorde att vi lyckades integrera bolagen på relativt kort tid.

Att integrera data från bolaget du köpt är ett väldigt stort arbete vid förvärv, inklusive finansiella data, personaldata, löner och annan operativ information. Att få tillgång till data, säkerställa dess kvalité och kartlägga den i din egen datastruktur är, minst sagt, en utmaning, speciellt om organisationerna har olika system och/eller olika affärsmodeller.

Om äldre system är involverade i integrationen kan den ta tid, lång tid, ofta år. Gamla system har som regel rigida datastrukturer som sannolikt inte speglar hur verksamheten fungerar idag. Det är dessutom, ur juridisk synpunkt, oftast omöjligt att få tillgång till data från det förvärvade företaget innan transaktionen är helt färdig, vilket begränsar möjligheten att starta arbetet tidigt.

På grund av våra egna systems utformning har vi varit lyckliga nog att snabbt kunna integrera de förvärvade företagens finans- och HR-data, vilket gjort att vi omgående fört in dessa funktioner i våra rutiner och regelverk. Detta har i sin tur inneburit att vi från start har kunnat se hur vi presterat mot förvärvsplanen. Vi har tittat mycket noga på båda organisationernas kombinerade resultat för att se hur vi legat till i förhållande till målen vilket har varit avgörande. 

Samtidigt behöver köparen se till att förvärvets verksamhet överensstämmer med alla de regler och förordningar som ditt bolag måste följa. När vi förvärvade Adaptive Insights var vi till exempel tvungna att arbeta extremt snabbt för att få dem i överensstämmelse med den nya ASC 606-intäktsstandarden för intäktsredovisning. Som ett privat företag hade de ytterligare ett år att anpassa sig till den denna medan vi som börsbolag redan var tvungna att följa den redan vid köptillfället. 

Att snabbt komma in i samma IT-system är, i korthet, extremt viktigt. Samma dag som vi avslutade förvärvet av Scout RFP kunde vi föra över deras personaldata och löner, en månad senare var de helt integrerad i alla våra finansiella system.

Att ha en inblick in i finanserna via realtidsdata är en enorm fördel som innebär att du kan agera snabbt både under och efter förvärvet. När Workday köpte Adaptive kunde finansavdelningen få tillgång till våra kontanta innehav i realtid, vilket var till hjälp när vi började fundera på att sälja för att genomföra transaktionen, det var även till stor hjälp för att integrera bolagen och gemensamt hantera intäkter. 

Vi använde investeringsprogramvara från tredje part samt vår egen Workday Prism Analytics för att hämta data och skapa ett dashboard som visar vilken likviditet vi har globalt, utefter valuta och investeringstid. Vi kan också se hur mycket som kan säljas och användas samt till vilken kostnad. Förmågan att distribuera likvida medel effektivt och fatta snabba beslut är avgörande när du har ett nytt företag ombord på ditt.

Lyckade M&A:s har dock lika mycket med individer och kultur att göra som teknologi. Innan Workday förvärvar ett bolag kontrollerar vi noggrant och strukturerat hur vår kultur passar med det andra bolagets. Vi utgår från vissa nyckelvärderingar som måste stämma överens. 

Som mjukvaruföretag är medarbetarna den största tillgången och anställda från det nya företaget måste omedelbart känna sig värderade och välkomna. Du behöver också ta hänsyn till förvärvets resurser och tolerans under integrationen, toleransen kan lätt kan bli ordentligt testad under processen. Här måste HR ta sig tid att kommunicera och visa hur mycket man värdesätter den kunskap som varje enskild ny person tar med sig till organisationen. 

Varje sammanslagning har sina speciella utmaningar och oväntade problem men, snabb integrering av grundläggande affärsdata, möjlighet att följa finanserna i den nya kombinerade organisationen i realtid samt att säkerställa att kulturerna matchar är de tre viktigaste punkterna för en lyckad M&A.   

Mattias Bolander 
Norden- och Baltikumchef på Workday