Sponsrat Sponsrat

Varför schemaläggning?

Uppdaterad 2021-02-03
Publicerad 2021-02-03

Schemaläggning är en nödvändighet för många verksamheter. Några vanliga exempel är restauranger, fabriker, butiker, kundtjänst m.fl.

Varför ska du sätta ihop ett schema? Svaret är enkelt. På det sättet vet alla när de ska jobba och vilka uppgifter som ska utföras. För ägarna har schemaläggning en stor betydelse – de har kontroll över verksamheten och sina anställda.

En modern schemaläggning   är inte bara en enkel uppställning av arbetsscheman utan ett mer avancerat system med många funktioner däribland tidsrapportering, semesterhantering och optimering av arbetsprocesser. En modern schemaläggning hänger givetvis ihop med ett digitalt system som tillgås av alla intressenter. Färdiga lösningar på sådana system finns att hitta på nätet.

6 steg till effektiv schemaläggning

Vilka steg bör du ta om du vill göra en effektiv schemaläggning? Här kommer sex stycken smart tips som kan vara lämpliga:

  • Sprid inte uppgifter och data på olika ställen – samla alla uppgifter om personal, arbetsuppgifter och andra relevant information i ett och samma program för att lätt kunna tillgå allt som behövs
  • Kommunicera mera – en ständig kommunikation med de anställda ligger till grund för en bra planering. Att veta vad personalen behöver är ett måste för att kunna fördela arbetsuppgifterna på rätt sätt.
  • Fråga de anställda om råd -  den bästa metoden att organisera arbetet rätt är att faktiskt fråga sin egen personal. Hur upplever dem att arbetsprocesserna fungerar i nuläget? Vad kan förbättras och hur? Förstår de sina uppgifter och behöver de något mer för att kunna vara mer effektiva?
  • Gör framtida prognoser – för att uppnå framtida resultat behöver man först och främst veta vilka dessa är. Gör realistiska prognoser och sätt dem i rörelse genom att planera arbetsprocesserna i förväg.
  • Var beredd på att ändra vid behov – en organisation är en levande varelse även om den oftast inte uppfattas som en sådan. Den lever då den består av människor som ändrar sina positioner och behov. Därför är det extra viktigt att alltid vara beredd på att uppdatera ett redan färdigt schema. Systemet som du väljer för din schemaläggning ska tillåta sådana ändringar utan att skapa några större problem.
  • Organisera på ett smart sätt - rätt person ska hitta sin rätta plats i organisationen. Dela därför gärna personalen efter kompetens, utbildning och kanske erfarenhet.  Förtydliga alla dessa bitar och sätt upp dem på ett enkelt och snyggt sätt. Organisera schemat därefter.

Låt det ta tid

Att lägga grunden till ett genomtänkt schema är inte lätt och oftast tar det tid för att kunna sätta ihop alla bitar och som det syns (i föregående rubrik) så är de riktigt många. Det bästa du kan göra är att låta hela processen ta den tid som krävs för att lägga en stabil grund.

Den grunden kommer senare att fungera som ett fundament för en bra schemaläggning för företaget. Låt säga att du valt ett bra automatiserat system, tänkt genom alla bitar men ändå har svårt att komma igång kan du alltid söka support. Företag som erbjuder sådana typer av digitala lösningar har oftast personal som du assistera vid behov.

Platsannonser