Bolagsverket har i tio år förespråkat heldigitaliserad hantering av redovisningar. Orsak: Myndigheten tar emot 450.000 årsredovisningar årligen och antalet ökar med 20.000-30.000 varje år, eftersom aktiebolagen blir fler.

– Årsredovisningar är den största utmaningen där vi tidigare haft en digital tjänst, men inte fått det genomslag vi önskade, så just nu sitter vi fast med papperslösningen, säger Ulf Karnell, kommunikationschef på Bolagsverket.

I dag produceras redovisningar digital, men skickas i pappersformat till Bolagsverket för inskanning.

– Vi kallar det lite skämtsamt för den analoga idiotloopen, berättar Karnell och tillägger att det är krav på digital inlämning i Norge, Storbritannien, Danmark, Holland, Singapore och Baltikum.

– E-ingivning borde rimligen vara ett obligatorium även i Sverige. Det är nog enda vägen att gå och gör processen effektivare om vi slipper pappershanteringen, säger han och tillägger att det även skulel minska risken för slarvfel och förfalskade underskrifter.

Han anser också att samhällsnyttan i stort är enorm.

– Det finns dessutom en miljöaspekt. För hur många träd går det inte åt i dag?, frågar han sig retoriskt.

Varken Svenskt Näringsliv eller Företagarna är emot digital inlämning. Men de vill inte se något lagstadgat krav.

– Det finns företagare som av olika skäl kan lämna in uppgifter digitalt. Om det blir tvång så kan det exkludera småföretagare som har möjlighet att göra digital inlämning. Vi vill därför inte ha krav, men gärna en möjlighet till digitala inlämningar, säger Siri Steijer, pressekreterare på Företagarna.

Sofia Bildstein-Hagberg, expert på finansell rapportering på Svenskt Näringsliv, förstår att en heldigitaliserad hantering är till nytta för Bolagsverket. Å andra sidan blir det kostsamt och omständligt för vissa företag att anpassa sin redovisning och sina system till elektronisk överföring, menar hon.

– Vi har inte sett att detta är en fråga som engagerar företagen, men visst kan man mycket väl tänka sig att det kommer verktyg framöver som innebär effektivisering även ur ett företagsperspektiv, säger hon.

Rapportering med XBLR — som är den globala standard som används för digital inlämning — innebär också flera begränsningar, enligt henne.

– Det kan bli skillnader mellan den årsredovisning som skickas till Bolagsverket, och den tryckta version som sprids på annat sätt. Det är främst ett problem för större företag med bredare intressentkrets.

Men Ulf Karnell på Bolagsverket, delar inte den bilden.

– Jag håller inte med om det. Självklart finns det problem, men det mesta går att lösa om man bygger in stöd för XBRL direkt i bokföringsprogrammen så att det går att spara ned informationen direkt i XBLR-format. Det är en vedertagen internationell global standard, så det känns givet att utgå från den och sedan göra vissa nationella anpassningar, säger han.

Å andra sidan har intresset för digital inlämning hittills varit svalt, kontrar Bildstein-Hagberg. Få företag nappade på Bolagsverket numera nedlagda tjänst för XBRL-rapportering.

– Den så kallade redovisningsutredningen (SOU 2015:8), där Sten Andersson var utredare, tittade bland annat på frågan om elektronisk ingivning. Utredningen kom fram till att det bör inledas ett arbete med att ta fram ett system för elektronisk ingivning, men att systemet inte bör vara obligatoriskt, tillägger hon.

Men Karnell tycker att Svenskt Näringsliv börjar i fel ände av problemet.

– Vad kommer först, behovet eller programvaran? För en stor programvaruleverantör handlar det om att investera tid och pengar i att anpassa programvaran. Gör man det obligatoriskt med digital inlämning skapas ett incitament för det, annars kommer det att gå alldeles för långsamt, menar han.
– Man utvecklar ju inte en miljövänlig bilmotor om det inte finns krav på det, eller en marknad som efterfrågar det, säger han.

Ett obligatorium öppnar även för bolagsjämförelser.

– I dag får till exempel företag som UC (Upplysningscentralen) knacka in nyckeltalen för hand. Om vi hade strukturerad digital finansiell information så skulle det bli lättare att jämföra bolag, branscher och nyckeltal, säger Karnell och betonar att frivillighet riskerar att leda till stort bortfall av digital finansiell information, säger Karnell.

Finansinspektionen har i dag en liknande databas för börsbolag, men få använder den, enligt Bildstein-Hagberg. Å andra sidan är 97 procent av Sverige företag inte börsbolag, invänder Karnell.

– Själva poängen med att registera och tillgängliggöra årsredovisningar är ju att det ska vara lätt att ta del av finansiell information, säger han.

Bolagsverket är också positivt till det EU-direktiv som innebär att noterade bolag senast 2020 ska lämna in årsredovisningar digitalt. Karnell tror att det motverkar penningtävtt och ekonomisk brottslighet.

Bildstein-Hagberg pekar dock på att Europeiska Värdepappers- och marknadsmyndigheten, Esma, nyligen genomförde en konsultation som visade att många vill ha möjlighet att både använda pdf:er och XBRL.

– Från ett kapitalmarknadsperspektiv kan nyttan med detta projekt ifrågasättas, bland annat använder analytiker och andra investerare främst interimsrapporteringen för sina modeller och analyser och dessa rapporter omfattas inte av direktivkravet, säger hon.